Het is aan te bevelen om na Beste of Geachte de naam van de geadresseerde of een zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld een rol- of functiebenaming, toe te voegen. Als er geen naam, functie of rol bekend is, kunt u Beste en Geachte zelfstandig als aanhef gebruiken.
Geachte roept een bepaalde afstand op en is daardoor geschikt voor allerlei officiële contexten, bijvoorbeeld juridische of academische contexten. Geachte is ook bruikbaar als men nadrukkelijk respect of beleefdheid wil uitdrukken, bijvoorbeeld in contacten met onbekenden of mensen die hiërarchisch hoger geplaatst zijn.
Beste is informeler dan Geachte. Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Als de naam van de aangeschreven persoon bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting. In zakelijke en officiële contexten wordt in de aanhef meestal de achternaam van de geadresseerde vermeld. De achternaam kan worden voorafgegaan door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, of door mevrouw of heer/meneer, als bekend is dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden.
- Beste Fatma Yilmaz,
- Geachte K. Maes,
- Beste mevrouw Yilmaz,
- Dag meneer Maes,
De geadresseerde kan ook aangesproken worden met alleen de voornaam. Zo’n informele aanhef is bruikbaar als u de geadresseerde persoonlijk kent, of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken, bijvoorbeeld in commerciële e-mails van bedrijven. Ook minderjarigen worden gewoonlijk met de voornaam aangesproken.
- Beste Noah,
- Dag Anna,
Als u de naam van de geadresseerde niet kent, of als u een brief of e-mail richt aan een grote groep mensen, kunt u een zogeheten rolbenaming gebruiken in de aanhef. Gebruik een genderoverkoepelende benaming als die bestaat. Genderoverkoepelende benamingen zijn woorden waarvan geen vrouwelijke variant afgeleid kan worden, bijvoorbeeld leerkracht of verpleegkundige.
- Beste klant,
- Beste abonnee,
- Dag collega’s,
- Geachte leden van de werkgroep,
- Beste lezers,
Als u een groep mensen aanschrijft, kunt u ook een verzamelnaam gebruiken in de aanhef.
- Geacht bestuur,
- Beste redactie,
Als de groep bestaat uit mensen met een verschillende rol, kunt u een aanhef als Beste allen, Dag allemaal of Beste mensen gebruiken.
U kunt Beste of Geachte ook zelfstandig gebruiken, bijvoorbeeld in brieven of e-mails aan een grote groep geadresseerden. Een voordeel van zo’n aanhef is dat er geen gender wordt vermeld, waardoor iedereen zich erin kan herkennen. Een nadeel is dat die aanhef onpersoonlijk kan overkomen.
- Beste,
- Geachte,
In een e-mail is ook een informelere begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag, Goedenavond, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als aanspreking van een persoon van wie u de naam niet kent.
Het is in België het gebruikelijkst om na de aanhef een komma te schrijven. De briefnorm van het Belgische Bureau voor Normalisatie (NBN) geeft als richtlijn om na de aanspreking geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. In Nederland is het niet gebruikelijk om de komma weg te laten.