De hoeveelheden en eenheidsprijzen zijn correct, maar de gemaakte rekenkundige bewerking is fout (vermenigvuldiging, optelling, …).

Voorbeeld: een post van het bestek vermeldt een hoeveelheid van 30 m³ en de inschrijver geeft een eenheidsprijs van 100 euro/m³. Maar, de inschrijver schrijft een totaalbedrag van 300 in plaats van 3000 euro.

De inschrijver ‘verschreef’ zich, bijvoorbeeld een komma in een bedrag staat verkeerd of er is een nul te weinig of te veel in een bedrag.

Voorbeeld: de inschrijver schrijft bij een post een hoeveelheid van 30 m³, een totaalbedrag van 3000 euro, maar een eenheidsprijs van 1000 euro/m³ (een nul te veel in de eenheidsprijs). Dit is een materiële fout. Uit de vergelijking van deze post met gelijkaardige posten in dezelfde offerte, met dezelfde post in de andere offertes en uit de raming blijkt dat de prijs voor deze post schommelt tussen de 95 en 120 euro.

= artikel 34 § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017

U mag ook offertes verbeteren, als u of een inschrijver rekenfouten of materiële fouten in de opdrachtdocumenten vond (bv. de samenvattende opmeting bevat een foutieve meeteenheid).

Dit moet toelaten dat de gunning op een zo correct mogelijke basis gebeurt, waarbij de vergelijkbaarheid van de offertes en de gelijkheid van de inschrijvers wordt gevrijwaard.

= artikel 34, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017

U mag rekenfouten en zuiver materiële fouten verbeteren in alle offertes, zonder dat u aansprakelijk bent voor de niet-ontdekte fouten.

In de praktijk betekent dit dat uw ontwerper de offerte van iedere inschrijver nakijkt op mogelijke reken- en materiële fouten en de nodige verbeteringen aanbrengt. Belangrijk: Maak duidelijk zichtbaar op de offertes of computerlistings welke verbeteringen werden aangebracht.

U gaat de werkelijke bedoeling na van de inschrijver: u vergelijkt de offerte met de offertes van de andere inschrijvers en met de marktprijzen. Als de bedoeling van de inschrijver na deze vergelijking onvoldoende duidelijk is, kan u de inschrijver vragen om zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen. U geeft hiervoor een termijn die de inschrijver moet respecteren.

Als u reken- of materiële fouten vindt, mag u de inschrijver vragen om de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen (artikel 34 § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017). U geeft hiervoor een termijn die de inschrijver moet respecteren.

Hoe kunt u deze mogelijkheid in de praktijk toepassen?

Vindt u reken- en materiële fouten, dan moet u erg voorzichtig en per geval bekijken hoe u de offertes vergelijkbaar kunt maken, zonder de gelijkheid van de inschrijvers in het gedrang te brengen.

1. De inschrijver mag zijn offerte alleen verduidelijken, maar nooit wijzigen. De gelijkheid van de inschrijvers moet namelijk altijd gewaarborgd blijven.
   
   Opgelet: De grens vinden tussen een toelaatbare verduidelijking of toelichting van de offerte en een onaanvaardbare wijziging of aanvulling is niet altijd eenvoudig.

2. Als u de regelmatigheid van de offerte beoordeelt, mag u enkel rekening houden met de offerte zelf en niet met extra verklaringen van de inschrijver.
   Met de extra verklaringen kan de inschrijver een andere draagwijdte proberen geven aan een opmerking of aan een geformuleerd voorbehoud. De verduidelijkingen of aanvullingen mogen nooit een onregelmatigheid rechtzetten die een ingediende offerte zou aantasten.
   
   De inschrijver mag in zijn verduidelijking wel de voordelen die in al zijn oorspronkelijke offerte stonden, beter naar voren brengen.
   
   U moet beoordelen wat de inschrijving met zijn verduidelijking bedoelt: wil hij zijn product wijzigen? Of, wil hij alleen maar de bestaande samenstelling of het bestaande potentieel van het product toelichten?

Als alle verbeteringen zijn doorgevoerd, vermeldt de ontwerper onderaan kolom zeven van de samenvattende opmeting het rekenkundig verbeterde totaal A.

Dit totaal A wordt ook overgenomen in kolom vier van het formulier VTG-04 (.xlsm - 96 kB)(opent in nieuw venster).

Vergeet een inschrijver een eenheidsprijs of gedeeltelijke som van een post te vermelden? Dan herstelt de ontwerper dit zelf in kolom 6 (eenheidsprijs) of 7 (gedeeltelijke som) van de samenvattende opmeting via de bestaande elementen.

U leest hierover meer op de pagina Vergeten posten.

De inschrijvers vermelden de eenheidsprijzen voluit en in cijfers in de samenvattende opmeting. Die twee vermeldingen kunnen per ongeluk verschillen.

Dan moet de ontwerper bepalen wat de correcte eenheidsprijs is. Hiervoor vergelijkt hij de prijs van de betrokken post met gelijkaardige posten in dezelfde offerte, met dezelfde post in de andere offertes en in de raming.

Vaak zijn er in de inschrijvingen ernstige vergissingen door onachtzaamheid van de inschrijvers.

Voorbeelden zijn:

• eenheidsprijzen voor een scheidingsmuur in metselwerk van 10 cm dikte opgegeven per m³ in plaats van per m²
• prijs voor een trap in plaats van voor een traptrede
• forfaitaire prijs voor een post die geldt voor een eenheid in plaats van voor het geheel van de werken (of omgekeerd)
• …

Voor zo’n vergissingen bestaat geen pasklare oplossing. U moet per geval bekijken hoe u het probleem het beste aanpakt.

Hou altijd rekening met de volgende principes:

• Een aanbestedingsprocedure heeft tot doel een contract te sluiten tegen de billijkst mogelijke prijs.
• De gelijkheid van de inschrijvers.
• De offertes moeten in de mate van het mogelijke vergelijkbaar worden gemaakt.
• Duidelijke materiële vergissingen worden rechtgezet.
• De definitieve verbetering van de offertes gebeurt volgens de werkelijke wil van de inschrijvers of van het gezond verstand. Een duidelijk verkeerde eenheidsprijs (bv. prijs per m³ in plaats van per m²) mag u verbeteren als dit via objectieve gegevens kan. Moet u beginnen berekenen of extra gegevens opvragen bij de inschrijver, dan mag u de vergissing niet verbeteren. De verbetering zou dan namelijk afbreuk doen aan de rechten van de andere inschrijvers.
• De opdrachtdocumenten en de inschrijving vormen een geheel: geen enkele clausule mag worden geïnterpreteerd nadat zij uit haar verband werd gerukt.