Hiervoor geldt de 85%-regel. Ligt het totaalbedrag van een offerte minstens 15% onder het gemiddelde bedrag van de door de geselecteerde inschrijvers ingediende offertes? Dan wordt ze als een offerte met een vermoedelijk abnormaal totaalbedrag beschouwd.

Bij de berekening van het gemiddelde houdt u rekening met alle geselecteerde inschrijvers, ongeacht of hun offerte regelmatig is of niet.

Het formulier VTG-09.01 (.xlsm - 120 kB)(opent in nieuw venster) biedt een praktische uitwerking om het gemiddelde te berekenen, via het aantal offertes die voor de opdracht werden ingediend.

U bent verplicht de inschrijvers met een vermoedelijk abnormaal lage offerte de nodige verantwoording te vragen. Dit doet u via mail. Een aangetekende zending is niet nodig. De VMSW heeft hiervoor een modeltekst abnormaal lage offerte (docx - 32 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) .

De inschrijver heeft dan 12 kalenderdagen tijd om zijn schriftelijke verantwoording te bezorgen, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt. Hoe de inschrijver zijn prijs verantwoordt, moet verband houden met een van de elementen die in artikel 36, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017 staan.

Deze elementen zijn:

• de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening
• de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren bij de uitvoering van de werken
• de originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken
• de naleving van alle verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht
• de eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver

U onderzoekt daarna de verantwoording van de inschrijver en besluit op basis hiervan of u de offerte al dan niet als onregelmatig beschouwt.

In beide gevallen motiveert u uw beslissing. Op het formulier VTG-09.01 is hiervoor de nodige ruimte voorzien.

De wetgeving definieert niet vanaf wanneer er sprake is van een abnormale eenheidsprijs. De 85%-regel bij de beoordeling van totale offertebedragen kunt u dus niet gebruiken om de eenheidsprijzen te beoordelen.

U analyseert eenheidsprijzen project per project. U moet inschatten of een prijs abnormaal is: u vergelijkt hiervoor de eenheidsprijzen met de geraamde eenheidsprijzen en met de eenheidsprijzen van de overige inschrijvers.

Stelt u bij deze vergelijking inderdaad een belangrijke afwijking vast? Dan onderzoekt u ook het belang van de betrokken posten in de hele offerte. Pas als de betrokken posten een belangrijk deel vormen en de economische haalbaarheid van de offerte in het gedrang komt, moet u overwegen om de inschrijver hierover verantwoording te vragen.

Belangrijk: u kunt een offerte nooit weren zonder dat u de inschrijver eerst de kans gaf zich te verantwoorden.

U vraagt de verantwoording van abnormale eenheidsprijzen via mail. Een aangetekende zending is niet nodig. U kunt hiervoor de modeltekst abnormale eenheidsprijs (docx - 32 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) van de VMSW gebruiken. De inschrijver heeft dan 12 kalenderdagen tijd om te antwoorden, tenzij de uitnodiging een langere termijn bepaalt.

Hoe de inschrijver zijn prijs verantwoordt, moet verband houden met een van de elementen die in artikel 36, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017 staan.

Die elementen zijn:

• de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening
• de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren bij de uitvoering van de werken
• de originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken
• de naleving van alle verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht
• de eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver

Inschrijvers moeten er zich van bewust zijn dat een prijsverantwoording vragen geen formaliteit is, maar kan leiden tot het weren van hun offerte. De motivatie die de inschrijver geeft, mag daarom niet beperkt blijven tot vaagheden of algemeenheden. Alleen naar de prijzen van een onderaannemer verwijzen, vermeerderd met een winstmarge, volstaat niet als prijsverantwoording.

Als de motivatie van de inschrijver onvoldoende is, kan u ook zelf een prijsverantwoording geven. Dit kan op basis van uw eigen kennis of op basis van informatie die niet van de inschrijver komt. In dit geval moet u deze prijsverantwoording voorleggen aan de betrokken inschrijver. Zo heeft hij de kans om hierop te reageren.

U onderzoekt de prijsverantwoording en besluit op basis hiervan of u de offerte al dan niet als onregelmatig beschouwt.

In beide gevallen motiveert u uw beslissing. Op het formulier VTG-09.02 (xlsm - 101 kB)(opent in nieuw venster) is hiervoor de nodige ruimte voorzien.

Wanneer u een inschrijver om een prijsverantwoording vraagt, moet u hem ook vragen aan te tonen dat hij alle verplichtingen op het vlak van milieu-, sociaal- en arbeidsrecht naleeft.

U controleert o.a. of de inschrijver:

• zijn loonkosten correct berekent
• zijn sociale bijdragen correct betaalt
• zijn werknemers correct huisvest
• de arbeidstijd en wekelijkse rusttijd van werknemers respecteert

Als u vaststelt dat de abnormale prijzen van de inschrijver het gevolg zijn van het niet naleven van vermelde verplichtingen, bent u verplicht de offerte te weren.

Als een inschrijver een offerte indient met onrealistische eenheidsprijzen, wordt de concurrentie vervalst en loopt u het risico dat de werken niet goed worden uitgevoerd of dat de offerte speculatieve prijzen bevat.

Wordt een opdracht gesloten tegen te lage prijzen? Dan is de kans reëel dat de aannemer de naleving van zijn contractuele plichten tot een minimum probeert te beperken. Hierdoor kunnen kwaliteits- en veiligheidsvoorschriften zuinig worden toegepast, sociale verplichtingen nauwelijks worden nageleefd, contractuele bepalingen worden geïnterpreteerd en betwist, enz.

Daartegenover staat het risico dat aannemers inschrijven met een lage totaalprijs, maar met een erg hoge eenheidsprijs voor één of meerdere artikels die in vermoedelijke hoeveelheden worden uitgedrukt. Zo speculeren ze erop dat de de hoeveelheden in de samenvattende opmeting erg onderschat werden en ze hun lage totaalprijs kunnen recupereren via de afrekening van de vermoedelijke hoeveelheden met een hoge eenheidsprijs.

Een inschrijver kan zijn eenheidsprijzen ook verstoren via het zogenaamde ‘front loading’. Hij biedt dan een erg hoge prijs voor de posten die eerst moeten worden uitgevoerd. Zo kan hij aanspraak maken op betalingen in mindering die buiten verhouding staan tot de normale waarde van de uitgevoerde werken en zich in de praktijk een voorschot toe-eigenen.