Slim vergaderen: Tips voor het boeken en optimaal gebruiken van vergaderzalen
Overleg met collega’s? Hou je aan de volgorde
Wil je een vergaderzaal boeken voor vergaderingen met collega’s of interne VO-medewerkers? Hou je dan aan deze volgorde:
- Zoek eerst een vergaderzaal op je eigen verdieping. Is daar niets beschikbaar?
- Kijk dan of je geen zaal kan vinden in de gedeelde zone.
- Pas als laatste optie kies je voor een publieke vergaderzaal.
Hou rekening met het aantal deelnemers
Hou bij het reserveren van een vergaderzaal altijd rekening met het aantal deelnemers. Niets is zo vervelend als het niet kunnen vinden van een geschikte ruimte, om vervolgens langs een zaal te lopen die plaats biedt aan 20 personen terwijl er maar 3 aanwezig zijn.
Boek niet te veel, en annuleer zo snel mogelijk
Boek je vergaderzaal pas wanneer je zeker bent dat je hem gaat gebruiken. Boek liefst geen vergaderzalen als ‘optie’.
Heb je toch vergaderzalen als ‘optie’ geboekt? Annuleer dan van zodra je weet dat je de zaal niet nodig zal hebben. Annuleren doe je in Facilipunt. Bekijk hier het instructiefilmpje hoe je je reservatie annuleert.
Bevestig steeds je Roomie
Het is belangrijk dat je bij de start van je vergadering, de vergadering bevestigt op de Roomie. Dit kan je al vanaf een kwartier voor aanvang van de vergadering.
Doe je dit niet? Dan lijkt het alsof je niet bent komen opdagen. Je zaal wordt dan na een kwartier ook terug vrijgegeven. Bevestig dus je vergadering op de Roomie en voorkom foute gegevens en ongemakkelijke situaties.
Gaat je vergadering niet door? Annuleer zo snel mogelijk!
Gaat je vergadering niet door? Annuleer dan zo snel mogelijk, zo kan er nog iemand anders gebruik maken van de vergaderzaal.
Annuleren doe je in Facilipunt. Bekijk hier het instructiefilmpje hoe je je reservatie annuleert.
Plan je een event?
Organiseer je een event en heb je nood aan veel vergaderzalen? Maak een melding in Facilipunt of ga even langs bij het hospitality-team van je gebouw. Zij helpen jou met het vastleggen van de juiste zalen.