Ministeriële missies naar het buitenland
Tijdens een ministeriële missie bezoekt een minister een ander land om er vertegenwoordigers van de regering of andere belangrijke contacten te ontmoeten. Het doel? Op het hoogste niveau de belangen behartigen van Vlaamse burgers, bedrijven en organisaties, goed gekozen internationale partnerschappen aangaan of ze versterken. Hoe organiseer je een ministeriële missie?
Afspraken met de minister-president en de Vlaamse Regering
Als een minister naar het buitenland gaat, moet de minister-president daar vooraf van op de hoogte worden gebracht. Dat geldt zowel voor privéreizen als voor officiële missies. Deel aan de minister-president mee:
- welke collega de minister intussen zal vervangen
- welk kabinetslid de minister in het buitenland steeds kan bereiken.
Als een minister op een officiële missie gaat naar het buitenland:
- kondigt de minister dat aan via een mededeling aan de Vlaamse Regering, waarin het doel en het programma van de missie staan
- brengt de minister achteraf binnen de maand verslag uit van de missie, opnieuw via een mededeling aan de Vlaamse Regering
- doet de minister beroep op de Diplomatieke Vertegenwoordigingen van Vlaanderen die in verschillende staten zijn gevestigd.
Die afspraken staan in omzendbrief VR 2006/38(Word bestand opent in nieuw venster).
Inhoudelijke en praktische voorbereidingen voor de ministeriële missie
De kosten voor de organisatie en uitvoering van de missie worden betaald met het budget van de betrokken minister.
Voor het regelen van de reis en het verblijf kunnen de diensten van de minister gebruik maken van het raamcontract voor het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen(opent in nieuw venster) (zoekwoord: ‘dienstreizen’).
De diensten van de minister staan in voor de inhoudelijke coördinatie van de missie. De minister kan ook rekenen op de ondersteuning van het Departement Kanselarij en Bestuur (DKBUZA) om:
- de missie te laten begeleiden door de Diplomatieke Vertegenwoordiging van de Vlaamse Regering in het land van bestemming(opent in nieuw venster) (zie lijst onderaan webpagina). Zij faciliteren politieke of hooggeplaatste contacten en verwittigen relevante diensten
- nuttige informatie aan te leveren over het land van bestemming en de relaties met de Vlaamse overheid
- eventuele correspondentie te verzorgen met de FOD Buitenlandse Zaken en haar medewerkers in het land van bestemming
- via de protocoldienst te zorgen voor relatiegeschenken, of protocollaire begeleiding in de luchthaven van Zaventem of het station Brussel-Zuid.
Regels voor buitenlandse dienstreizen van personeelsleden
Op de pagina over buitenlandse dienstreizen voor personeelsleden van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster) vind je praktische informatie over bijvoorbeeld hotelmaxima, regels voor vliegreizen, de afrekening van de gemaakte kosten...
Die afspraken gelden ook voor ministers en hun medewerkers, alleen is het een ongeschreven regel dat kabinetsleden geen dagvergoeding vragen.