Bepaalde beleidsdomeinen/entiteiten hebben reeds specifieke geheimhoudingsverplichtingen aangekaart die voortvloeien uit specifieke regelgeving. Het Facilitair Bedrijf neemt deze bilateraal op met de betrokken entiteiten, aangezien daar geen generieke oplossingen voor uitgewerkt kunnen worden. Er zijn verschillende opties om dat soort elementen op te lossen (bv. specifieke aanpassingen op maat aan de toetredings- en verwerkingsovereenkomst, aanpassingen aan regelgeving, specifieke procesafspraken (werkinstructies) …). Wat de beste optie is zal steeds met de betreffende entiteit besproken worden.

Het is belangrijk om aan afzenders te verduidelijken dat hun analoge berichten bij ontvangst ingescand worden door Het Facilitair Bedrijf. Volgende tekst werd door de dienst Taaladvies goedgekeurd: ‘Poststukken die naar dit adres worden gestuurd, worden ingescand en digitaal aan de geadresseerde bezorgd. Zo kan de Vlaamse overheid haar dossiers volledig digitaal behandelen. Wij staan garant voor een discrete verwerking.​​​​​​​ Poststukken met de vermelding ‘vertrouwelijk’ worden niet ingescand, maar ongeopend aan de geadresseerde bezorgd.’

Deze tekst mag elke entiteit gebruiken op de diverse communicatiekanalen, vb website, om te verduidelijken dat de analoge post ingescand wordt.

Met DigiPost zet Het Facilitair Bedrijf onmiddellijk in op substitutie zodat hybride/analoge dossiervorming bij de basis kan aangepakt worden, aangezien er geen analoge stukken meer binnen zullen komen bij de entiteiten.

De substitutieprocedure werd op 6 september 2022 goedgekeurd door de werkgroep archief- en informatiebeheer.

Het Facilitair Bedrijf heeft met betrekking tot de problematiek van het briefgeheim advies gevraagd aan Eubelius. In dit advies worden een aantal maatregelen opgelijst die Het Facilitair Bedrijf kan nemen m.b.t. het briefgeheim. De volgende maatregelen zijn nu reeds opgenomen door Het Facilitair Bedrijf:

• Alle scanoperatoren dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen;
• Er is een nieuw artikel toegevoegd in het Bestuursdecreet als specifieke oplossing voor briefgeheim in de scankamer van Het Facilitair Bedrijf.
• Er worden overeenkomsten gesloten met de entiteiten;
• Er zal transparant gecommuniceerd worden naar (potentiële) afzenders van analoge poststukken over het feit dat de analoge poststukken zullen worden gedigitaliseerd door Het Facilitair Bedrijf (meer info hierover onder 5.6. Transparantie);
• Er worden interne procedures uitgewerkt voor de scankamer (werkinstructies);
• Er worden technische en organisatorische maatregelen genomen, dewelke opgesomd zullen worden in de voorbereidende documenten van de DPIA.