Open Space / Barcamp
Wat is het?
Deze methode is een vorm van een markt die de hele dag open blijft en actief en veranderbaar is. Door een activiteitenbord weet iedereen wat het aanbod is en kan iedereen het aanbod aanvullen. Dit bord wordt gedurende de hele sessie aangevuld, activiteiten worden verschoven, geschrapt, herhaald - deelnemers overwegen telkens opnieuw wat ze echt willen doen. Mensen kunnen geïnspireerd worden door wat ze meemaken en tot op het laatste moment nog zelf activiteiten toevoegen.
Wanneer gebruiken?
- Adviseren: een probleem vanuit verschillende hoeken bekijken kan verhelderend werken.
- Informeren: expertise wordt gedeeld.
- Draagvlak creëren:vanuit verschillende hoeken zijn deelnemers met hetzelfde bezig.
- Ideeën en informatie genereren: samenwerken leidt tot nieuwe ideeën.
- Creatief en betrokken vergaderen: iedereen krijgt de kans ideeën in te brengen en voorstellen te doen.
- Innoveren: samenwerken leidt tot nieuwe ideeën.
Hoe werkt het?
- Stap 1
Vooraf
In de voorbereidingsbijeenkomst:
- worden doel en centrale vraagstelling geformuleerd. De vraagstelling is duidelijk en inhoudelijk complex (zodat verschillende deelnemersgroepen een andere kijk of interesse hebben).
- wordt vastgesteld wie wordt uitgenodigd ;
- wordt een uitnodiging opgesteld die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat.
Inschrijfprocedure voor deelnemers: Deelnemers schrijven zich vooraf in vanuit een bepaalde rol (coach, facilitator, trainer, ondersteuner, …) die ze willen opnemen tijdens de barcamp. Deelnemers kunnen altijd ter plekke nog beslissen om meer te doen.
- Stap 2
Start van de dag
- Voorzien een dagrooster op een groot blad papier of bord. Deel het rooster in in blokken van 45 minute, pauzes (minstens 15 minuten) en lokalen.
- Het inplannen van een sessie
- Het aanbod van de sessies worden ter plaatse ingevuld op het dagrooster door de sessiebegeleiders.
- Deelnemers schrijven zich in door hun naam te noteren op de sessie van hun keuze.
- Bij voldoende ingeschrevenen gaat de sessie door.
- Wanneer de gekozen sessie niet volgeboekt lijkt te raken, schrapt men zich en kiest een andere sessie.
- Sessies waarvoor veel interesse is, kunnen worden herhaald.
- Kandidaat-sessiegevers kunnen zichzelf en hun sessie aankondigen/verkopen bij het agendabord. De bordverantwoordelijke heeft een micro ter beschikking.
- Het agendabord wordt de hele dag door bijgewerkt: deelnemers ‘onderhandelen’ over thema’s voor sessies die ze samen willen bespreken of besproken zien worden.
- Stap 3
Algemene organisatie
De markt blijft de hele dag open, actief en veranderbaar. Het agendabord wordt aangevuld, activiteiten worden verschoven, geschrapt en herhaald. Deelnemers overwegen telkens opnieuw wat ze echt willen doen. Ze kunnen geïnspireerd worden door wat ze meemaken en tot op het laatste moment nog zelf activiteiten toevoegen.
- Stap 4
Na de sessies
- Korte impressies, resultatenposters worden aan de muur van de centrale plaats gehangen.
- Tijd voor netwerken.
Aandachtspunten bij gebruik
- Door de intensieve betrokkenheid wekt men hoge verwachtingen bij de deelnemers. Als beleidsmakers weinig of geen rekening houden met de conclusies die tijdens de bijeenkomst(en) geformuleerd werden, heeft dit een zeer demotiverend effect.
- Het risico bestaat dat de bijeenkomst chaotisch verloopt. Daarom zijn goede afspraken, een aangepaste accommodatie en een deskundige facilitator van essentieel belang.
- Het is erg belangrijk dat de vraagstelling waarmee de barcamp aanvangt duidelijk geformuleerd wordt. Bovendien moet het over een voldoende complexe problematiek gaan om de discussies levendig te houden.
- Zorg ervoor dat de locatie aangepast is aan de voortdurende verplaatsing van groepen mensen en geschikt is voor discussiegroepen van verschillende omvang.
- Het helpt als er vooraf al een informatiestroom op gang wordt gebracht: via de website, mail, voorgesprekken of een uitgebreide briefing en vooronderzoek.
- Houdt rekening met de meer generieke aandachtspunten die voor de meeste participatiemethoden gelden.
- Een bel kan nuttig zijn om informele gesprekken te stoppen en de tijd aan te geven
Praktisch
- Groepsgrootte: (zeer) grote groepen. 100 tot 1000 mensen.
- Kostprijs: geen
- Materiaal:
- locatie met verschillende lokalen,
- groot bord met tijdschema en lokalen op
- voldoende papier en stiften
- pijltjes naar de verschillende lokalen indien de locatie groot is
- Duurtijd: vanaf een halve dag. Rendabeler is 1 dag.