Strategie formuleren: doelstellingen bepalen
Hoe wil je organisatie verder evolueren? En hoe ga je dit concreet aanpakken? Door doelstellingen te bepalen krijg je meer zicht op wat je organisatie wil bereiken. Op deze pagina lees je meer over strategische en operationele doelstellingen en hoe je die formuleert. De resultaten van de doelstellingen kan je meten met indicatoren.
Wat?
Een doelstelling is de beschrijving van de gewenste toestand waarin een organisatie wil terechtkomen in de toekomst. Vanuit de missie en visie van de organisatie kan je strategische doelstellingen formuleren. Daarna bepaal je voor elke strategische doelstelling specifieke operationele doelstellingen. Deze concretiseer je op hun beurt met processen en projecten waarbinnen je concrete acties definieert.
Een doelstelling druk je uit in concreet te bereiken resultaten, die te meten zijn met de bijbehorende indicatoren.
Strategische doelstellingen
Strategische doelstellingen verduidelijken de resultaten of effecten die de organisatie beoogt. Het zijn algemene doelstellingen voor de middellange en lange termijn die een algemene richting aangeven die de organisatie wil uitgaan. Gegeven de interne en externe omstandigheden waarin de organisatie in de volgende jaren dient te opereren, helpen de strategische doelstellingen duidelijk te maken wat de focus van de organisatie zou moeten zijn om de visie met succes na te streven.
De strategische doelstellingen kunnen onderverdeeld worden in types:
- doelstellingen met een rechtstreekse link met politieke beleidskeuzes
- doelstellingen over de recurrente werking
- doelstellingen over de interne werking van een entiteit
Hoe strategische doelstellingen formuleren?
- Stap 1
Strategische doelstellingen zijn traditioneel langetermijndoelstellingen. Ze zijn gebaseerd op de missie en visie van de organisatie. Door het strategische karakter van de doelstellingen worden ze geformuleerd door het management, dat ook de missie en de visie heeft gevalideerd.
Strategische doelstellingen zijn geen afdelings- of teamdoelstellingen. Het management formuleert ze op niveau van de organisatie.
Er zijn verschillende bronnen die het management in aanmerking dient te nemen bij het opstellen van strategische doelstellingen:
- beleidskeuzes van het politieke niveau (regeerakkoord, beleidsnota’s, transversale plannen, …)
- decreten, regelgeving en kernopdrachten van de entiteit
- missie en visie
- …
- Stap 2
Neem de bovenvermelde bronnen (voornamelijk de missie en de visie van de organisatie) en omschrijf wat er dient te gebeuren of veranderen om deze te realiseren. Dit vormt de inhoudelijke basis waaruit je strategische doelstellingen kan formuleren.
Zorg dat doelstellingen helder, eenduidig en enkelvoudig geformuleerd zijn. Probeer ook het aantal strategische doelstellingen te beperken.
- Stap 3
Iedereen dient de strategische doelstellingen op dezelfde manier te interpreteren. Het is daarom belangrijk dat je ze helder formuleert. Na een eerste inhoudelijke denksessie met het management zorg je ervoor dat iedere strategische doelstelling geformuleerd wordt.
Na de redactie zorg je voor een expliciete validatie door het management vooraleer je communiceert binnen de organisatie.
Operationele doelstellingen
Vertrekkend vanuit de strategische doelstellingen kan je operationele doelstellingen formuleren. Operationele doelstellingen zijn een concrete vertaling van de abstracte ambitie die verwoord staat in een strategische doelstelling. Via operationele doelstellingen worden lange en middellange termijndoelstellingen omgezet in kortetermijndoelstellingen.
Een operationele doelstelling:
- is gebaseerd op een bovenliggende strategische doelstelling
- concretiseert deze bovenliggende strategische doelstelling
- legt de link met onderliggende processen, projecten en acties
- heeft een kortere tijdshorizon dan de strategische doelstelling
- is vaak geformuleerd op niveau van een afdeling of dienst
- is SMART geformuleerd
Hoe operationele doelstellingen formuleren?
- Stap 1
Laat iedere afdeling of dienst op basis van de strategische doelstellingen operationaliseren hoe ze die kunnen verwezenlijken.
- Stap 2
Wordt aan alle strategische doelstellingen gewerkt via de totaliteit van de operationele doelstellingen? Zijn er bestaande lopende processen of projecten die niet onder de geformuleerde doelstellingen thuis zijn te brengen? Maak dan de afweging: dragen deze processen en projecten nog bij tot de realisatie van de strategische doelstellingen en dus de missie of visie van de organisatie?
- Zo nee: dan dien je die af te bouwen.
- Zo ja: dan dien je de operationele doelstellingen te herbekijken en aan te vullen.
- Stap 3
De operationele doelstellingen dienen voor heel de organisatie op hetzelfde niveau geformuleerd te zijn. Integreer overlappende operationele doelstellingen, in samenspraak met de makers ervan. Vermijd ambiguïteit.
Zorg na de redactie van de operationele doelstellingen voor een expliciete validatie door de betrokken afdeling en het management.
Indicatoren
Een indicator is een meeteenheid die onrechtstreeks een benadering geeft van een bepaalde grootheid of fenomeen. Vaak wordt dit gebruikt in de zin van een maatstaf: die meet of telt een fenomeen precies en ondubbelzinnig.
Er bestaan verschillende types van indicatoren:
- De effect- of outcome-indicator is te koppelen aan strategische doelstellingen en geeft aan in welke mate het vooropgestelde beleid gerealiseerd wordt. De indicator levert informatie over factoren en fenomenen buiten de organisatie. Beleid is doorgaans gericht op het beïnvloeden van deze factoren. Effecten zijn de veranderingen bij deze factoren.
- De outputindicator geeft informatie over de prestaties van de organisatie. Dat kunnen fysieke producten zijn, bestemd voor individuele burgers, collectieve goederen (zoals identiteitskaart, vergunning, riolering), een bepaalde dienstverlening (zoals advies, begeleiding, informatie) of de kwaliteit van de prestaties. Outputindicatoren situeren zich eerder op het niveau van de operationele doelstellingen.
- De inputindicator geeft informatie over de ingezette en de geplande middelen (financiële middelen, personele middelen, materiële middelen).
- De procesindicator geeft informatie over de activiteiten die de organisatie uitvoert, in de vorm van processen. Dit zijn indicatoren die een beeld geven van het verloop van bepaalde activiteiten, zoals doorlooptijden, wachttijden, foutenpercentages, uitvoeringstermijnen, … Projecten worden vaak opgevolgd aan de hand van voortgangsrapportering over de naleving van de projectplanning en het behalen van mijlpalen.
Hoe de indicatoren bepalen?
- Stap 1
Per doelstelling vraag je je af: wat is het beoogde effect of resultaat? Hoe concreter je dit benoemt, hoe gemakkelijker het wordt om een indicator te benoemen.
- Stap 2
Het doel is dat de indicatoren een zo goed mogelijke indicatie geven van het beoogde effect. Het is echter niet altijd evident om het beoogde effect in 1 indicator te vatten. In dat geval mag je 2 indicatoren nemen. Soms dien je ook vrede te nemen met een indicator die slechts gedeeltelijk het effect vat.
Voorbeeld: als je de kansarmoede wil terugdringen, bepaal dan voor jezelf wat de beste maatstaf is om dit op te volgen: minder leefloners, minder mensen in de laagste inkomenscategorie, minder mensen in problematische woonomstandigheden, …
- Stap 3
Hou in dit geval rekening met de kosten en baten. De inspanningen om deze data te verzamelen moeten opwegen tegen de meerwaarde. Gebruik bij voorkeur de data die vlot beschikbaar zijn.
Bedenk overigens dat data niet altijd kwantitatief moet zijn. Je kan ook kwalitatieve data verzamelen om een indicator te voeden, bijvoorbeeld de tevredenheid van burgers of verenigingen.