Rapportering overheidsopdrachten
De regelgeving overheidsopdrachten verplicht aanbesteders om bepaalde gegevens te registreren voor meer transparantie en een gestructureerde gegevensverzameling.
Registratieverplichtingen
Gebruik van elektronische communicatiemiddelen
Alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbesteders en ondernemingen, inclusief de indiening van de offertes, verloopt via elektronische weg. Sinds 1 september 2023 geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten die worden geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Bij de openbare en niet-openbare procedure moeten aanbesteders in het e-procurementplatform een proces-verbaal van opening van de offertes opstellen. Bij de andere plaatsingsprocedures kan het worden opgesteld.
Aankondiging van gegunde opdracht
Aanbesteders zijn verplicht om uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht of de raamovereenkomst een aankondiging van gegunde opdracht te publiceren. De aankondigingsformulieren zijn geïntegreerd in het e-procurementplatform.
In de aankondiging van gegunde opdracht voor Europese opdrachten moet sinds 1 september 2023 het identificatienummer van de begunstigde(n) worden opgenomen. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO. Ook de waardes van de begunstigde offerte(s) én van de hoogste en de laagste offerte die bij de gunning in aanmerking zijn genomen, moeten worden vermeld.
Jaarlijkse registratie van opdrachten van beperkte waarde
Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van overheidsopdrachten van beperkte waarde (dit zijn opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro excl. btw) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de overheidsopdrachten van beperkte waarde die in het jaar 2024 werden geplaatst.
Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro excl. btw zijn van deze verplichting vrijgesteld.
De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:
Gegeven | Formaat |
|---|---|
KBO-nummer aanbesteder | KBO-nummer |
Land vestiging onderneming | ISO-code |
Ondernemingsnummer | KBO-nummer (BE ondernemingen) Vrije tekst (niet BE ondernemingen) |
Aard (Werken, leveringen of diensten) | Code lijst |
Totaal bedrag | yyy.yyy.yyy,yy (euro) |
Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.
Jaarlijkse registratie van opdrachten op raamovereenkomsten
Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van de opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten (‘bestellingen’) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de bestellingen die in het jaar 2024 werden geplaatst.
Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten.
De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:
Gegeven | Formaat |
|---|---|
KBO-nummer aanbesteder | KBO-nummer |
Land vestiging onderneming | ISO-code |
Ondernemingsnummer | KBO-nummer (BE ondernemingen) Vrije tekst (niet BE ondernemingen) |
Aard (Werken, leveringen of diensten) | Code lijst |
Referentienummer raamovereenkomst | Vrije tekst |
Totaal bedrag | yyy.yyy.yyy,yy (euro) |
Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.
Praktische uitwerking voor entiteiten van de Vlaamse overheid
Voor opdrachten van beperkte waarde en voor bestellingen op de raamovereenkomsten worden volgende afspraken vastgelegd om te voldoen aan de registratieverplichtingen.
Voor alle andere overheidsopdrachten garandeert een correct gebruik van het e-procurementplatform de verplichte registratie. Hierbij is de tijdige publicatie van een volledig ingevulde aankondiging van gegunde opdracht essentieel.
Uitgangspunt: elke entiteit rapporteert
Het uitgangspunt is dat elke entiteit van de Vlaamse overheid zelf verantwoordelijk is. Zowel voor een correct gebruik van het e-procurementplatform, als voor een correcte jaarlijkse rapportering over haar opdrachten van beperkte waarde en haar bestellingen op de raamovereenkomsten.
Alle entiteiten moeten een eerste maal tegen 15 februari 2025 rapporteren over alle opdrachten van beperkte waarde en alle bestellingen op de raamovereenkomsten die werden geplaatst doorheen het jaar 2024.
Twee nieuwe flexvelden in Orafin
Om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen zijn aanpassingen in OraFin en de BI rapportering uitgevoerd. In OraFin werden op het niveau van de inkooporderregel twee nieuwe flexvelden toegevoegd. Het gaat om de velden ‘Overheidsopdracht’ en ‘Referentie Overheidsopdracht’. Deze velden zijn niet verplicht, maar de invulling ervan is belangrijk om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen.
Nadere toelichting vind je in de werkinstructie Flexvelden Overheidsopdrachten en Referentie(PDF bestand opent in nieuw venster).
Hoe juist kiezen in OraFin
Belangrijk om weten is dat niet de aard van de uitgave, maar de onderliggende rechtsverhouding bepalend is voor de juiste keuze in het flexveld ‘Overheidsopdracht’.