Hoe worden gebruikersmachtigingen georganiseerd in SharePoint?
Gebruikersmachtigingen worden in SharePoint georganiseerd door zo veel mogelijk te groeperen.
Zo worden machtigingen niet aan individuele personen gegeven maar aan gebruikersgroepen. En organiseren we de machtigingen niet per document, maar per map, bibliotheek en het liefst nog per site. Het laatste onderdeel waarop we groeperen zijn de type acties zoals openen, opladen, bewerken, verwijderen van documenten. In SharePoint bestaan er machtigingsniveaus die deze acties groeperen.
Het volgende geeft dit groeperen weer, de cirkel geeft aan op welk niveau we het liefst werken, een gebruikersgroep heeft een machtigingsniveau op een bepaalde site.
- Gebruikers: gebruikers binnen de Vlaamse overheid
Indien je de publieke cloud gebruikt kan je ook toegang verlenen aan externen. - Gebruikersgroepen: SharePoint maakt zelf enkele groepen aan, maar over het algemeen doe je dat het beste zelf.
- Acties & Machtigingsniveaus: deze bestaan standaard in SharePoint en er is over het algemeen geen noodzaak om extra machtigingsniveaus aan te maken (enkel voor siteverzamelingbeheerders)
Machtigingen overnemen
Per definitie worden machtigingen overgenomen van het bovenliggende niveau.
- Een site zal dus de machtigingen overnemen van de daar bovenliggende site.
- Een bibliotheek neemt de machtigingen over van de site waar het toe behoort.
- Een map neemt de machtigingen over van de map/bibliotheek waar het toe behoort.
- Een document neemt de machtigingen over van de map of bibliotheek waar het toe behoort.
Het overnemen van deze machtigingen kan op ieder niveau worden stopgezet, het element krijgt dan zogenaamde unieke machtigingen, maar de onderliggende elementen nemen deze unieke machtigingen wel over. Zo uniek is het dus allemaal niet.
Tip
Je kan, indien nodig, voor bepaalde personen en/of documenten heel specifieke machtigingen aanmaken. Zo kan je vb. enkel aan jouw teamleden de toegang geven tot je site, of je kan je site openstellen voor iedereen binnen je organisatie behalve enkele individuen.
Verder lezen
- Hoe maak je een gebruikersgroep
- Hoe geef je een bestaande gebruikersgroep toegang tot je site
- Hoe geef je een gebruikersgroep toegang tot een bibliotheek