Korte inhoud:

• Verandering: een menselijk proces
• Algemene richtlijnen om verandering draaglijk te maken
• Tips voor startpagina’s in SharePoint
• Tips voor bibliotheken in SharePoint

Download de powerpoint(Powerpoint bestand).

Met SharePoint leren werken houdt in dat je nieuwe vaardigheden ontwikkelt, maar ook dat je leert om op een andere manier te werken en jezelf dus nieuwe gewoontes aanleert. Of je nu alleen werkt of in samenwerking met anderen, die nieuwe gewoontes maken dat je slimmer en efficiënter zal kunnen werken. Hieronder worden de belangrijkste nieuwe gewoontes in SharePoint opgesomd.

In een omgeving met netwerkschijven gebruiken we vaak Opslaan als… om een back-up of aangepaste versie van een document op te slaan, in het beste geval met vermeldingen zoals 20171015 (de datum in omgekeerde volgorde) of v3, v4, enz. in de titel van het document. Dat levert al gauw meerdere varianten op van eenzelfde bestand, met het gevolg dat het niet altijd duidelijk is wat het verschil is tussen de varianten en welke versie het recentst is. Als je een bestand zoekt, krijg je bijgevolg veel resultaten omdat alle varianten getoond worden.

In SharePoint kan je de versiegeschiedenis van documenten bijhouden. Enkel de huidige versie van documenten worden dan getoond, waardoor een lijst van documenten er veel overzichtelijker uitziet én het meteen duidelijk is wat de recentste versie is. Tegelijk kan je gemakkelijk de vorige versies van een bestand bekijken en eventueel herstellen.

Uiteraard is het soms nodig om Opslaan als… te gebruiken, bv. als je een nieuw document maakt op basis van een bestaand document.

Mensen versturen en krijgen veel e-mails. Vaak bevatten die e-mails ook bijlagen, waardoor er al gauw meerdere versies van een document worden gecreëerd.

Bijvoorbeeld, als je een bijlage verstuurt naar vijf bestemmelingen, dan creëer je zes kopieën van het bestand dat je bijgevoegd had (één in je verzonden berichten en één in de inbox van elke bestemmeling). Als elke bestemmeling het document zou aanpassen en terugsturen naar alle bestemmelingen, dan creëert elke bestemmeling opnieuw zes kopieën van het bestand. Deze manier van werken neemt niet alleen veel opslagruimte in beslag, maar leidt al snel tot misverstanden omdat het niet duidelijk is welke de meest recente versie is van een bestand.

In plaats van bestanden als bijlage te versturen, kan je beter een link naar het document versturen via de optie Delen of Koppeling kopiëren. Afhankelijk van hoe SharePoint in je organisatie is opgezet, is het zelfs mogelijk om bestanden te delen met externe gebruikers.

Bijna iedereen gebruikt folders om bestanden of e-mails te ordenen. Folders zijn heel handig omdat je snel alle bestanden kan zien die op een of andere manier samen horen. Een mogelijke folderstructuur voor documenten rond projecten zou bijvoorbeeld kunnen zijn: Jaar > Klant > Project > Fase. Een heel overzichtelijke structuur, gezien een project meestal niet langer dan een jaar duurt, er meerdere projecten kunnen zijn per klant en elk project verschillende fases kent.

Maar wat als je een overzicht wil van alle projecten voor één klant (over verschillende jaren heen)? Of alle bestanden wil opvragen van alle projecten in een specifieke fase? In een folderstructuur is dat een hele uitdaging.

In SharePoint kan je eigenschappen (metadata) toekennen aan bestanden. Eigenschappen geven meer informatie over het document en kunnen verwijzen naar de klant, het type document, een jaar, een dossiernummer, een persoon (bv. de projectverantwoordelijke), etc. Een eigenschap kan een vrij invulveld zijn, maar meestal worden vaste keuzemenu’s gebruikt.

Eigenschappen laten je toe om een lijst van documenten snel te filteren en bestanden op te vragen die samen horen op basis van een eigenschap (bv. alle projectdocumenten die verwijzen naar één specifieke klant). Uiteraard is het van belang dat de eigenschappen van een bestand correct zijn ingevuld.

Hoewel je aan de hand van eigenschappen bestanden sneller kan terugvinden, neemt het opslaan van bestanden door de eigenschappen iets meer tijd in beslag. Hier kunnen we twee tips vermelden:

• Gebruik de optie Snel bewerken in een SharePoint-bibliotheek. Op deze manier kan je gemakkelijk de eigenschappen van meerdere documenten in één keer aanpassen. Je kan de lijst filteren of sorteren op datum van aanpassing (Gewijzigd) of op naam (Gewijzigd door) om de recentste bestanden te zien of om enkel bestanden te zien die je zelf opgeladen of aangepast hebt.
• In de Office-toepassingen op je pc (Word, Excel, PowerPoint, etc.) kan je de eigenschappen van een document bekijken en aanpassen via Bestand > Info.