De gebruiker stuurt één of meer foto’s of documenten op voor bewaren in de VLOK-applicatie, met inbegrip van de metadata van de foto’s of documenten. Als antwoord bij succesvol bewaren worden de unieke identificatiegegevens van de foto’s of documenten teruggegeven waarop de bewaaractie is gebeurd. Een gemeente kan enkel foto’s of documenten van panden en entiteiten bewaren van haar eigen gemeente. Er is een beperking op het totaal van foto’s en documenten (op aantal en op bestandsgrootte).