Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: grensarbeider
Grensarbeiders die in Vlaanderen werken, hebben daarvoor een toelating tot arbeid nodig.
Echtgenoten van Belgen of EU-burgers
Echtgenoten van Belgen of EU-burgers die als gezinshereniger gevestigd zijn in een buurland en die als grensarbeider in België komen werken, zijn vrijgesteld van een toelating tot arbeid.
Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen
Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting niet en bent u vrijgesteld.
Dit is onder meer van toepassing op:
- Tewerkstelling tot maximaal 90 dagen, de zogeheten kortetermijn mobiliteit met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.
- Personen die deelnemen aan een vergadering in beperkte kring in België. Men is daarvoor maximaal 60 dagen per kalenderjaar in ons land, en niet meer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering.
- De buitenlandse werknemer die een opleiding volgt bij de Belgische zetel van een groep ondernemingen. Die opleiding maakt deel uit van een opleidingsovereenkomst tussen de zetels van die groep. De opleiding, en dus ook zijn verblijf, duurt niet langer dan drie maanden. (met mét Limosa-aangifte).
De volledige lijst van vrijstellingen vindt u hier.
Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.
Wie wordt als grensarbeider beschouwd?
Grensarbeiders zijn werknemers die werken in Vlaanderen, maar verblijven in een aangrenzend buurland: Nederland, Duitsland, Luxemburg, Frankrijk of Verenigd Koninkrijk.
De buitenlander pendelt naar België voor het werk en keert in principe dagelijks of ten minste één keer per week terug naar zijn verblijfplaats in het buitenland.
Bijvoorbeeld: een buitenlander die woont in Tilburg (NL), maar komt werken bij een bedrijf in de Antwerpse haven.
Welke toelating tot arbeid aanvragen?
Grensarbeiders werken mogelijk langer dan 3 maanden in Vlaanderen maar voor hen is er toch altijd een toelating tot arbeid nodig.
Grensarbeiders kunnen geen toelating tot arbeid met gecombineerde vergunning verkrijgen, aangezien ze niet verblijven in België. Net zoals de toelating tot arbeid voor 90 dagen op 180 dagen (via Schengenvisum), ook deze is totaal niet bedoeld voor deze categorie.
Voor tewerkstelling van de grensarbeider in de categorie ‘hooggeschoolde’, ‘leidinggevende’ of ‘postdoctoraal onderzoeker’ is het mogelijk om een arbeidskaart en arbeidsvergunning als grensarbeider te verkrijgen met een maximale duur van drie jaar.
Procedure toelating tot arbeid grensarbeider
De werkgever vraagt de toelating tot arbeid aan voor zijn toekomstige buitenlandse werknemer die als grensarbeider komt werken.
Voor grensarbeiders kan een toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning afgeleverd worden met een geldigheid van (maximaal) 12 maanden. Dat is dus in tegenstelling tot de ‘reguliere’ toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning, die normaal dient voor een tewerkstelling van maximaal 90 dagen.
Voor tewerkstelling in categorie ‘hooggeschoolde’, ‘leidinggevende’ of ‘postdoctoraal onderzoeker’ is het zelfs mogelijk als grensarbeider om een toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning te verkrijgen met een maximale duur van drie jaar.
- Stap 1
Welke regio is bevoegd?
Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt is bevoegd. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt.
Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is en dus geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
Als de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.
Als de plaats van tewerkstelling wijzigt, dan moet de werkgever een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen.
Andere regio’s
Neem contact op met de bevoegde regio hieronder als u de toelating niet in Vlaanderen moet aanvragen:
Bevoegde dienst in Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2
1035 Brussel
Tel: 02 204 13 99 (van 9u tot 12u)
Website bevoegde dienst in Brussel(opent in nieuw venster)Bevoegde dienst in Wallonië
Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
Tel 081 33 43 62
E-mail: permisdetravail@spw.wallonie.be
Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)Bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap:
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 EUPEN
Tel 087 59 64 86
Website bevoegde dienst bij de Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster) - Stap 2
Om de toelating in Vlaanderen aan te vragen, download het formulier “aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning”: Word(Word bestand opent in nieuw venster) of pdf(PDF bestand opent in nieuw venster).
Op het aanvraagformulier wordt gevraagd om het rijksregister- of BIS-nummer van de werknemer in te vullen.
- Is uw werknemer niet ingeschreven in het rijksregister, dan moet de werkgever een aanvragen. De werkgever vraagt het BIS-nummer aan via BelgianIDpro(opent in nieuw venster) en vult het in op het aanvraagformulier.
- Stap 3
- Identiteitsbewijs werknemer
- werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
- internationaal paspoort.
- werknemer is in België op moment van aanvraag:
- internationaal paspoort en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt
- werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
- Uw (als werkgever) identiteitsbewijs of dat van uw volmachthouder.
- Een arbeidsovereenkomst, door beide partijen gedagtekend en ondertekend.
(Mogelijk wordt er voor de categorie waartoe het werk van de buitenlander behoort, in plaats van een arbeidsovereenkomst een ander document gevraagd, zie daarvoor verder op deze pagina.)
- Identiteitsbewijs werknemer
- Stap 4
Breng de vereiste documenten in de onderstaande vaste volgorde samen tot één aanvraag.
1. Aanvraagformulier
Het door de werkgever ingevulde formulier bij toelating van bepaalde duur:
Aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning(Word bestand opent in nieuw venster)
2. Documenten inzake verblijf- Identiteitsbewijs werknemer, een geldig paspoort of daarmee gelijkgesteld reisdocument (alleen concrete persoonsgegevens, geen stempelpagina’s, al of niet blanco of gevuld). Kies welke situatie van toepassing is:
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort.
- Werknemer is in België op moment van aanvraag
- Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort
- en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt.
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Bewijs(opent in nieuw venster) dat werknemer ziektekostenverzekering heeft die alle risico’s voor hem en zijn familieleden dekt.
3. Arbeidsovereenkomst
Indien arbeidsovereenkomst bij een buitenlandse werkgever, de vertaalde versie daarvan in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.
Als er geen arbeidsovereenkomst is: bewijs van ander inkomen.4. Identiteitsbewijs werkgever
Of van zijn volmachthouder/mandataris.
5. Documenten in geval van detachering
- Eén van de volgende documenten:
- verklaring dat socialezekerheidswetgeving van land van werknemer blijft gelden tijdens werk in België
- als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat werknemer niet onderworpen is aan Belgische stelsel voor werknemers, omdat voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
- Een door u (de werkgever) ondertekend attest met:
- duur van detachering
- werk- en loonvoorwaarden tijdens detachering.
- Bewijs van inschrijving in het Limosakadaster(opent in nieuw venster) als werknemer als gedetacheerde werkt binnen het toepassingsgebied van titel IV, hoofdstuk 8, van de programmawet (I) van 27 december 2006
- Identiteitsbewijs werknemer, een geldig paspoort of daarmee gelijkgesteld reisdocument (alleen concrete persoonsgegevens, geen stempelpagina’s, al of niet blanco of gevuld). Kies welke situatie van toepassing is:
- Stap 5
- Scan de integrale aanvraag in, met alle daarbij horende documenten in de vereiste volgorde.
- Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
- Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
[familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
[land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].Voorbeeld: ACHTERNAAM_Voornaam1 Voornaam2_Land_XXXXXXXXXXX.pdf
- Stap 6
Mailadres
Dien uw ingescande dossier in via e-mail: aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Gebruik dat e-mailadres alleen voor het indienen van aanvragen.
Alle overige communicatie verloopt via het door de dossierbehandelaar opgegeven e-mailadres of via arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld geen andere namen als (mede)geadresseerde, noch rechtstreeks, noch in Cc of Bcc).Pdf-bijlage
Per werknemer waarvoor u een toelating tot arbeid aanvraagt, stuurt u 1 mail met 1 pdf-bijlage. In die pdf-bijlage voegt u het aanvraagformulier en alle documenten in de juiste volgorde samen.
De maximale bestandsgrootte is 20 megabyte (MB). Als uw aanvraag meer dan 20 MB groot is, comprimeert u die in een ‘zip-bestand’ van maximaal 20 MB.Onderwerp e-mail
In de onderwerpregel vermeldt u de volledige naam van het pdf-bestand, gevolgd door de specifieke categorie waarvoor u de toelating tot arbeid aanvraagt (bijvoorbeeld hooggeschoolde, leidinggevende of opleiding multinationale groep, zoals op het aanvraagformulier aangeduid is), gevolgd door het type aanvraag (‘eerste aanvraag’ ofwel ‘hernieuwing/verlenging’).
Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf - hooggeschoolde - eerste aanvraag;
Tekst e-mail
In het e-mailbericht zelf vermeldt u altijd:
- werknemer (achternamen en voornamen)
- betrokken Belgische onderneming (werkgever of gebruiker bij detachering, ondernemingsnaam en ondernemingsnummer)
- in geval van au pair: gastgezin
- in geval van detachering: de betrokken buitenlandse onderneming (ondernemingsnaam en adres)
- functietitel.
Naast die vereiste gegevens kunt u, als u dat wilt, ook extra informatie over de concrete tewerkstelling vermelden.
Fictief voorbeeld: MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), senior consultant.
Mandataris
Bent u in het buitenland gevestigd? Dan machtigt u een mandataris die regelmatig in België verblijft om aanvraag in te dienen. Voeg in dat geval ook een kopie van identiteitsbewijs van mandataris toe.
Ontvangstbevestiging
Nadat u uw aanvraag hebt gemaild, krijgt u een automatische ontvangstbevestiging, met daarin uw originele bericht (zonder bijlage). De dienst Economische Migratie behandelt daarna de aanvragen in chronologische volgorde van ontvangst.
- Stap 7
De dienst Economische Migratie onderzoekt uw aanvraag voor het luik “tewerkstelling”. Bij goedkeuring sturen we de aanvraag automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”.
De aanvraag is goedgekeurd
De werknemer krijgt een arbeidskaart en de werkgever krijgt een arbeidsvergunning. Beide documenten vermelden dezelfde informatie:
- de arbeidsvergunning is het document (in briefvorm) voor de werkgever waarbij hij de toelating krijgt om een specifieke buitenlandse werknemer in dienst te nemen, in een bepaalde functie of job, en voor een bepaalde periode. De arbeidsvergunning wordt altijd rechtstreeks naar de (aanvragende) werkgever gestuurd (of naar zijn mandataris die de aanvraag indiende)
- de arbeidskaart is het document (in kaartvorm met foto) voor de buitenlandse werknemer, waarbij hij de toelating krijgt om in een bepaalde functie of job en voor een bepaalde periode bij een specifieke werkgever te werken.
De aflevering van de arbeidskaart kan op twee manieren gebeuren, naargelang van de situatie:
- De werknemer bevindt zich nog in het buitenland: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werkgever gevestigd is. De werkgever haalt de arbeidskaart af en verzendt deze naar de werknemer in het buitenland. De werknemer in het buitenland dient zich met de arbeidskaart aan te bieden op de Belgische ambassade om een Visum langverblijf (visum type D - niet nodig voor personen die visumvrij kunnen reizen) te bekomen. Daarna kan de werknemer naar België afreizen en zich aanmelden in een Belgische gemeente.
- De werknemer is in België: de originele arbeidskaart wordt verzonden naar de gemeente waar de werknemer woont, de werknemer haalt ze zelf af. Het verzenden van de arbeidskaart per post naar de gemeentelijke administratie kan tot 3 weken duren. Als de kaart na deze periode nog niet is ontvangen, moet de gemeente contact opnemen met de Dienst Economische Migratie om een duplicaat aan te vragen en te verzenden.
De werknemer in het bezit van de arbeidskaart kan enkel werken voor de werkgever die de toelating heeft aangevraagd.
De toelating tot arbeid voor maximaal 90 dagen kan niet verlengd/vernieuwd worden. U moet dan een toelating tot arbeid voor bepaalde duur meer dan 90 dagen aanvragen.
De aanvraag is niet goedgekeurd
U krijgt een weigeringsbeslissing.
Als u het niet eens bent met de weigeringsbeslissing dan hebt u volgende mogelijkheden:
- U kan een nieuwe aanvraag indienen, volledig en/of met nieuwe elementen, die wordt dan opnieuw onderzocht.
- U kan als werknemer een nieuwe werkgever zoeken die een nieuwe aanvraag voor een toelating tot arbeid van bepaalde duur indient.
- U kan beroep aantekenen tegen de weigeringsbeslissing of de intrekkingsbeslissing.