Klachtenprocedure VTC
Voorwaarden en procedure klacht indienen
Iedere betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de VTC indien hij van mening is dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens een inbreuk maakt op de AVG. Dit kan dus voor wat de VTC betreft gaan om een burger die een klacht heeft met betrekking tot de gegevensbescherming bij een verwerking van zijn persoonsgegevens door een Vlaamse overheidsinstantie waaronder bijvoorbeeld ook lokale besturen vallen.
Burgers die een klacht willen indienen over de private sector en telecombedrijven dienen hun klacht te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
- Stap 1
Eerst instantie zelf contacteren
Heeft u de betrokken instantie zelf al gecontacteerd? U kan dit doen via de functionaris voor gegevensbescherming (DPO). Dit e-mailadres vindt u meestal in de privacyverklaring op de website van de instantie. De VTC beveelt aan om hetgeen waarover u klacht wenst in te dienen eerst schriftelijk te melden bij de instantie zelf omdat daarmee het probleem al kan opgelost worden. Het is voor de VTC gemakkelijker als u de communicatie met de instantie meestuurt.
- Stap 2
Alleen over een Vlaamse instantie
De VTC is als gegevensbeschermingsautoriteit enkel bevoegd voor Vlaamse overheden/instanties. Indien u een klacht wenst in te dienen over een privébedrijf of een federale overheid, kunt u de Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.
- Stap 3
Alleen over uw persoonsgegevens
De klacht gaat over uw eigen persoonsgegevens of u bent gemachtigd om namens een ander (kind, …) een klacht in te dienen.
Een klacht indienen houdt in dat uw klacht (en uw naam) zal doorgegeven worden aan de betrokken instantie.
Hou er rekening mee dat de VTC enkel de feitelijke correctheid van de informatie kan nagaan en geen beoordelingen kan (laten) aanpassen.
- Stap 4
Formulier VTC invullen
De Vlaamse Toezichtcommissie behandelt alleen de klachten die ingediend worden met het klachtenformulier(Word bestand opent in nieuw venster).
Gelieve een duidelijke omschrijving te maken van uw klacht en geen overbodige persoonsgegevens te vermelden in het formulier.
- Stap 5
Klacht versturen naar de VTC
U bezorgt het klachtenformulier ingevuld aan de Vlaamse Toezichtcommissie via mail (contact [at] toezichtcommissie [punt] be).
Indien u het ingevulde klachtenformulier per post of via een beveiligde toepassing wenst te versturen, kunt u het secretariaat contacteren voor meer informatie.
Gevolgen van een klacht indienen
De VTC kan dan de klacht onderzoeken, corrigerende maatregelen nemen, sancties opleggen (uitgezonderd administratieve geldboeten) en adviezen uitbrengen.
Ze kan bijvoorbeeld een tijdelijke of definitieve beperking van de verwerking van de persoonsgegevens opleggen.
De VTC kan ook de inbreuken op de AVG ter kennis van de rechterlijke instanties brengen en gerechtelijke procedures inleiden.
Verloop van uw klacht na indiening
De klager zal door de VTC in kennis worden gesteld van de voortgang en het resultaat van de klacht. De behandeling van de klacht kan enige tijd in beslag nemen omdat de VTC in het kader van het onderzoek vragen stelt aan de verwerkingsverantwoordelijke en deze daar moet op antwoorden. Dit kan zowel in het begin als bij de verdere behandeling voorkomen.
Concreet verloop:
- U stuurt het ingevuld klachtenformulier naar de VTC.
- U ontvangt een ontvangstmelding van het secretariaat.
- De ontvankelijkheid van uw klacht wordt nagekeken.
- De betrokken instantie wordt gecontacteerd en er wordt uitleg gevraagd over uw klacht.
- Nadat de uitleg werd ontvangen, wordt uw klacht wordt besproken op de zitting van de VTC.
- Als de VTC een maatregel wil opleggen aan de betrokken instantie, stuurt ze een ontwerpbeslissing naar de instantie waarna die conform het e-govdecreet 10 dagen heeft om te reageren.
- Indien we geen reactie ontvangen, wordt de beslissing definitief gemaakt en ontvangt u van ons ook een beslissing over uw klacht.
- Na een reactie wordt de beslissing opnieuw geëvalueerd op de eerstvolgende zitting van de VTC en ontvangt u van ons ook een beslissing over uw klacht.
- De VTC verstuurt u en de betrokken instantie apart een kopie van de definitieve beslissing.
- U heeft het recht om beroep in te dienen bij de Raad van State tegen deze beslissing.