Vlimpers is gekoppeld aan het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Dit systeem staat in voor het beheer van de rechten van gebruikers. Dit beheer gebeurt vanuit een centraal platform en altijd op dezelfde manier.

Meer informatie lees je op de webpagina over Gebruikersbeheer.

Om succesvol in te loggen, dient het medewerkersprofiel steeds volgende 5 elementen te bevatten (dit geldt voor zowel volledig nieuwe medewerkers, als medewerkers die al voor de entiteit hebben gewerkt):

• LDAP Login-gebruikersrecht (op het tabblad ‘Werkrelatie’)
• Vlimpers-gebruikersrecht (op het tabblad ‘Werkrelatie’)
• personeelsnummer, ook wel bekend als Vlimpers-nummer (op het tabblad ‘Werkrelatie Details’)
• e-mailadres (op het tabblad ‘Werkrelatie Details’)

Belangrijk: het LDAP-gebruikersrecht beschikt over een masterveld. Je vindt het door te klikken op het detailicoontje rechts. Zorg ervoor dat dit veld aangevinkt is bij de werkrelatie waar de medewerker werkzaam is. Slechts in uitzonderlijke gevallen dient dit veld bij een andere werkrelatie aangevinkt te zijn.

Gegevens in het Gebruikersbeheer worden niet verwerkt in de volgende situaties:

• De medewerker heeft geen EMP-contract (ofwel een direct arbeidscontract met de Vlaamse overheid) en valt niet onder de uitzonderingsregel.
• De medewerker heeft in Vlimpers geen geldig rijksregisternummer (RRN) of bisnummer (RRN voor niet-Belgen of personen die niet in België wonen).
• De persoon valt onder een nieuwe organisatiecode (OVO-code) die nog niet is doorgegeven aan het Gebruikersbeheer.
• De medewerker heeft in Vlimpers de functiecode ‘000000’.
• In het dossier van de medewerker staan 1 of meer niet-overeenkomende veldwaarden, zoals bijvoorbeeld een telefoonnummer of e-mailadres dat nog niet in het internationale formaat staat, of geen vermelding van ‘V’ of ‘M’ in het veld ‘geslacht’.

Vlimpers stuurt de einddatum van het contract door naar het Gebruikersbeheer. Die neemt de datum over als einddatum van zowel de werkrelatie, als van de onderliggende gebruikersrechten.

Vlimpers stuurt op voorhand een nieuwe werkrelatie door naar het Gebruikersbeheer als de medewerker overstapt naar een andere entiteit.

Nee, het is niet mogelijk om namen te wijzigen. Vlimpers haalt deze gegevens rechtstreeks uit de officiële bron, namelijk de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) en stuurt die gegevens door naar het Gebruikersbeheer.

De categorie staat voor de ‘relatie’ tussen de medewerker en de Vlaamse overheid en bepaalt:

• de updates vanuit Vlimpers voor alle medewerkers met categorie ‘Vlaamse overheid ambtenaar’;
• het al dan niet toekennen van automatische gebruikersrechten. Die vind je gedetailleerd terug in het maandrapport van het Gebruikersbeheer;
• het toegangsrecht van de medewerker tot de persoonlijke e-mailbox.

Mogelijke categorieën:

• Medewerkers met een direct arbeidscontract met de Vlaamse overheid (‘EMP’) krijgen standaard de categorie ‘Vlaamse overheid ambtenaar’.
• De meeste externe medewerkers (zoals een externe IT-dienst) krijgen de categorie ‘Externe medewerker van de Vlaamse overheid (niet-ambtenaar)’.
• Een derde voorbeeld zijn medewerkers met de categorie ‘Occasionele medewerker’.

Ja, je kunt bijvoorbeeld een werkrelatie of zelfs individuele gebruikersrechten volledig verwijderen of pauzeren, waardoor de werkrelatie en onderliggende rechten tijdelijk stopgezet worden.

Opgelet: pauzeren is niet mogelijk als de werkrelatie zogenaamde ‘gedeelde rechten’ bevat. Dit zijn rechten die op meerdere werkrelaties terugkomen, zoals ‘AD Login’, ‘LDAP Login’, ‘Facilipunt- en toegangsbadgerecht’, ‘HFB mobiel printen’ en ‘Handtekenmap’. In dergelijke gevallen kun je beter de werkrelatie bewerken door bijvoorbeeld de einddatum ervan aan te passen, of de datum van individuele gebruikersrechten te wijzigen.

Ja, het is mogelijk om:

• nieuwe gebruikersrechten toe te kennen
  • Ga in het Gebruikersbeheer naar ‘Gebruikersrechten’.
  • Kies voor de optie ‘Ken gebruikersrecht toe aan meerdere gebruikers’.
  • Selecteer de vereiste gebruikers via de filter. Je kan maximaal 25 gebruikers selecteren.
  • Ken het gewenste gebruikersrecht toe via de wizard.
• gebruikersrechten te verwijderen
  • Ga in het Gebruikersbeheer naar ‘Gebruikersrechten’.
  • Kies voor de optie ‘Herroep gebruikersrecht toekenning van meerdere gebruikers’.
  • Zoek het gebruikersrecht dat je wilt verwijderen.
  • Selecteer de vereiste gebruikers.
  • Verwijder het gebruikersrecht via de wizard.

Contacteer de hoofdbeheerders van het Gebruikersbeheer voor grotere aanpassingen.

Situatie 1: de werkrelatie ‘gebruiker’ bestaat niet meer in Gebruikersbeheer - uitdienst

Er werd een uitdienst-record aangeboden door Vlimpers voor een werkrelatie die eerder al verwijderd werd:

• cause: be.vlaanderen.idm.dcs.rest.adapter.client.ApiException
  IGNORING_CREATION_OF_NEW_WORKRELATION_WITH_GIVEN_NEW_ENDDATE_IN_THE_PAST
• gevolg: geen update, er is ook geen update nodig
• actie: geen actie vereist

Situatie 2: de werkrelatie ‘gebruiker’ werd al beëindigd - uitdienst

Er werd een uitdienst-record aangeboden door Vlimpers voor een werkrelatie die eerder al verwijderd werd:

• cause: be.vlaanderen.idm.dcs.rest.adapter.client.ApiException
  IGNORING_UPDATE_OF_EXPIRED_WORKRELATION_WITH_GIVEN_NEW_ENDDATE_BEFORE_OR_EQUAL_TO_TODAY
• gevolg: geen update, er is ook geen update nodig
• actie: geen actie vereist

Situatie 3: de werkrelatie ‘gebruiker’ is gepauzeerd

Er is geen update mogelijk van een gepauzeerde werkrelatie:

• cause: be.vlaanderen.idm.dcs.rest.adapter.client.ApiException
  WORKRELATION_PAUSE_ERROR
• gevolg: geen update in Gebruikersbeheer voor dit record
• actie: er is enkel actie nodig wanneer het gaat over een uitdienst. De werkrelatie wordt dan opnieuw geactiveerd en beëindigd op de dag voorzien in het bulkupload-record. De collega’s van het Gebruikersbeheer volgen dit op.