Gedaan met laden. U bevindt zich op: Organiseren van opruimdagen Selecteren en vernietigen

Organiseren van opruimdagen

Tijdens een opruimdag werken alle medewerkers van (het onderdeel van) de overheidsinstantie enkel aan het ordelijk en toegankelijk maken of houden van bestuursdocumenten. De dagelijkse werking ligt daarbij gedurende een (halve) dag zoveel mogelijk stil. Tijdens zo’n dag kan je zowel schonen als vernietigen.

Stem het thema van een opruimdag af op de noden van de werkvloer.

Zorg daarbij voor een duidelijke doelstelling en een gedegen voorbereiding. Bv. rond volgende thema’s kunnen acties worden uitgevoerd:

  • het vernietigen van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken
  • het schonen van bestuursdocumenten
  • het voorbereiden van afgesloten bestuursdocumenten op hun overdracht naar het digitaal archief
  • een overdracht van papieren dossiers naar het Depot in Vilvoorde voorbereiden
  • het aanvullen of corrigeren van het digitaal gemeenschappelijk klassement
  • het opruimen van overvolle mailboxen door o.a. e-mails in dossiers te klasseren
  • …
Goede communicatie maakt van een opruimdag een succes.

Zorg voor concrete richtlijnen over wat en hoe, zodat bij het begin van de opruimdag duidelijk is wat verwacht wordt. Laat daarnaast ook niet onbesproken waarom dit een nuttig initiatief is – je kan daarbij verwijzen naar de algemene principes van goed informatiebeheer en het belang ervan. Wees realistisch in het bepalen van de scope van de opruimdag, zodat je als informatiebeheerder voldoende overzicht behoudt. Motiveer medewerkers en informeer hen nadien over de resultaten.

Herhaal de opruimdagen

Om bij te blijven en achterstanden te vermijden, organiseer je best regelmatig een opruimdag, bijvoorbeeld halfjaarlijks.

Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.

Meer over onze organisatie