Doorstroom van personeelsleden
Sta je als HR-verantwoordelijke binnen de Vlaamse overheid in voor de doorstroom van personeelsleden en ben je op zoek naar meer informatie? Hieronder lees je meer over de administratieve wijzigingen.
Administratieve wijzigingen via automatische administratieve wijzigingsfiche
Als HR-verantwoordelijke sta je in voor het doorgeven van administratieve wijzigingen (zonder voorafgaande selectieprocedure) zoals:
- standplaatswijziging
- wijziging dienstaanwijzing (opgelet: de wijziging dienstaanwijzing binnen de eigen entiteit en binnen dezelfde juridische entiteit kun je doorgeven via de automatische administratieve wijzigingsfiche
- de wijziging dienstaanwijzing naar een andere juridische entiteit (andere rechtspersoon) kun je doorgeven via het Vlimpers-contactformulier met aanvraagformulier (zie verder op deze pagina)
- functiewijziging
- wijziging of verlenging van een contract
- dienstwagen
- vrijwillige terugzetting in graad (enkel nautische keten)
Hoe wijzigingen indienen?
Administratieve wijzigingen indienen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)
- Stap 1
Je bezorgt afhankelijk van de wijziging volgende formulieren of bijlagen:
- tijdelijke functieverzwaring(Excel bestand opent in nieuw venster)
- tijdelijke functieverlichting(Excel bestand opent in nieuw venster)
- toelagen en vergoedingen DVW(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor De Vlaamse Waterweg
- toelagen en vergoedingen MDK(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust
- valorisatie voorgaande dienstjaren(Word bestand opent in nieuw venster)
- detail analytische code(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche)
- werkrooster VDAB(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB)
- het selectiereglement (verplicht bij overgang van bepaalde naar onbepaalde duur)
- Stap 2
Ga naar de Vlimpers-selfservice en klik op het navigatie-icoon. Kies ‘navigator’, klik op ‘Onboarding’ en vervolgens op ‘Adm. Wijzigingsfiche’.
Kies de wijziging die je wenst door te geven:
- standplaatswijziging
- contractverlenging
- functiewijziging
- dienstwagen
- dienstaanwijzing binnen de entiteit of binnen de juridische entiteit
- contractwijziging
- vrijwillige terugzetting in graad (enkel nautische keten)
Je kan meerdere wijzigingen voor eenzelfde personeelslid combineren door meerdere opties aan te vinken. Per onderdeel openen er bijkomende velden. Vul enkel de velden aan die wijzigen en verplicht zijn.
Laad de bijlagen op en dien de aanvraag in door op ‘aanvraag indienen’ te klikken. Je kan het ingediende formulier nog aanpassen totdat het DCPA het formulier verwerkt heeft.
Hulp nodig? Raadpleeg de invoerinstructies rechtstreeks in je scherm of achter het vraagteken- en informatie-icoon.
Nadat je een administratieve wijziging hebt doorgegeven, blijf je op de hoogte van elke actie van het DCPA via een automatische e-mail. Die wordt zowel naar de invoerder als naar het algemene HR-mailadres verzonden.
Ervaar je een probleem? Geef dit door via het Vlimpers-contactformulier.
Wijziging dienstaanwijzing naar een andere juridische entiteit
Wordt een personeelslid aangewezen naar een entiteit met een andere rechtspersoon? Dan moet je die wijziging doorgeven via het formulier ‘Wijziging van dienstaanwijzing naar een entiteit met andere rechtspersoon’.
- Stap 1
- Formulier wijziging dienstaanwijzing(Word bestand opent in nieuw venster)
- bijlagen:
toelagen en vergoedingen DVW(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor De Vlaamse Waterweg
toelagen en vergoedingen MDK(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust
valorisatie voorgaande dienstjaren(Word bestand opent in nieuw venster)
detail analytische code(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche)
werkrooster VDAB(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB)
het schriftelijk akkoord van het personeelslid (mail volstaat)
- Stap 2
Nadat je een administratieve wijziging hebt doorgegeven, houdt het Dienstencentrum Personeelsadministratie je op de hoogte via het Vlimpers-contactformulier.
Ervaar je een probleem? Geef dit door via het Vlimpers-contactformulier.
Regelgeving bij opeenvolgende arbeidsovereenkomsten
Je mag in principe geen opeenvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde duur en duidelijk omschreven werk en opeenvolgende vervangingsovereenkomsten binnen 1 juridische entiteit afsluiten. Het is wel toegelaten als de totale duur niet langer is dan 2 jaar
Bevordering en horizontale mobiliteit
Maakt je organisatie gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de doorstroom voor bevordering en horizontale mobiliteit automatisch. Lees meer op de webpagina over nieuwe indiensttredingen.
Is dit niet het geval, dan bezorg je de nodige informatie nog altijd via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > Vlimpers-contactformulier aan het DCPA. Voeg de ingevulde indiensttredingsfiche en eventueel andere bijlagen toe als bijlage van je vraag. Een overzicht van alle formulieren vind je op de webpagina voor nieuwe indiensttredingen.