Telecomcontracten Vlaamse overheid 2023
De Vlaamse overheid heeft in de zomer van 2023 nieuwe raamovereenkomsten voor telecommunicatiediensten afgesloten. Heb je nog een vraag over de raamcontracten 2018? Neem gerust contact op met ons via telecom2023@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
Krachtlijnen
De voornaamste krachtlijnen van de nieuwe contracten:
- gemeenschappelijk telecomaanbod dat tegemoet komt aan de meest courante noden
- uitstekende en consistente kwaliteit tegen een scherpe prijs
- doorgedreven procesmatige werking en strikte opvolging van de SLA’s
- mogelijkheid tot afname van individuele diensten
- flexibel dienstenaanbod
- transitie van de huidige naar de nieuwe telecomcontracten met een minimale impact voor de klanten, én met de garantie op continuïteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven in Vlaanderen
- geen exclusief recht voor de gekozen dienstverleners voor het leveren van de telecomdiensten opgenomen in de contracten (vrije afname door de afnemers)
De grootste verschillen tussen de nieuwe en de oude telecomcontracten:
- scherpere, transparante en eenvoudiger te controleren prijzen (benchmarking)
- voordelig aanbod voor zowel werkgever als werknemer
- betere SLA’s en service credits bepaald door de aanbestedende overheid, niet door de dienstverlener
- operationele procedures hoofdzakelijk uitgetekend door de aanbestedende overheid (ITIL)
- vereenvoudiging van het aantal belprofielen, van 43 naar 3 basis belprofielen, met de mogelijkheid tot maatwerk
- meer AVG-conformiteit met minder (gedetailleerde) rapporten en een kleinere kans op een datalek van vertrouwelijke informatie die bij de dienstverlener blijft (web-portaal en API)
- aanbod met hogere bandbreedtes en toevoeging van SDWAN
- extra aanbod om de grotere cybersecurity uitdagingen aan te pakken
- dienstenaanbod dat flexibeler inspeelt op de noden van de markt en van de klant
- nieuwe en innovatieve referentie in de huidige telecommarkt (PAYU-model)
Meer informatie in de overzichtspresentatie(PDF bestand opent in nieuw venster).
Percelen
De percelen zijn in het nieuwe contract helemaal opnieuw ingedeeld.
De initiële duurtijd van 2 of van 5 jaar kan meermaals verlengd worden tot maximaal 7 jaar.
Afnameprocedure
De raamovereenkomsten van de Vlaamse overheid zijn opgezet als een aankoopcentrale voor entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen.
De enige voorwaarde om te kunnen afnemen is afnemer zijn van de raamcontracten Telecom 2018 of behoren tot het klantenbereik van de raamovereenkomsten(PDF bestand opent in nieuw venster).
Voor je kan bestellen, moet je als entiteit een Toetredingsovereenkomst ondertekenen. Meer hierover in de rubriek toetreding.
Om af te nemen volg je onderstaand stappenplan:
- Stap 1
Vraag via de landingspagina toegang tot de afgeschermde omgeving voor het perceel of percelen waarvan je wilt afnemen
- Stap 2
Laat het vertrouwelijkheidsdocument ondertekenen door diegene die hier intern voor bevoegd is en bezorg het terug aan elke dienstverlener waarvan je diensten wil afnemen.
- Stap 3
Na controle, en als je behoort tot het klantenbereik, krijg je toegang tot de contractuele documenten.
- Stap 4
Stuur een toetredingsovereenkomst naar de dienstverlener van het perceel.
- Stap 5
Na toetreding:
- zal de dienstverlener jou contacteren om je bestaande diensten om te zetten naar de nieuwe raamovereenkomsten.
- kan je bestellingen plaatsen via de portaalsite van de gekozen dienstverlener(s).
Toegang tot de contractuele documenten
Wil je het bestek en de offertes van een leverancier raadplegen? Dan moet je je eerst registreren op de website van de door jouw gekozen leverancier(s).
Op de registratiewebsites van de verschillende telecomoperatoren zul je een OVO-code moeten invullen.
Links naar de websites per perceel:
Perceel 1 - Vaste communicatie: Registratiewebsite van Telenet BV(opent in nieuw venster)
Perceel 2 - Mobiele communicatie: Registratiewebsite van Orange Belgium NV(opent in nieuw venster)
Perceel 3 - Cloud PBX: Registratiewebsite van Telenet BV(opent in nieuw venster)
Perceel 4 - Klassieke PSTN: Registratiewebsite van Proximus NV(opent in nieuw venster)
Toetreding
Om de raamovereenkomsten te kunnen gebruiken, moet een entiteit toetreden tot de percelen via een toetredingsovereenkomst. Het sjabloon voor de toetredingsovereenkomst is beschikbaar op de website(s) van de dienstenleveranciers waarvoor de toegang werd goedgekeurd, samen met alle nodige instructies.
- Ook entiteiten die al van vorige raamovereenkomsten afnemen moeten een nieuwe toetredingsovereenkomst afsluiten.
- Voor entiteiten met meerdere locaties, volstaat één centrale toetredingsovereenkomst voor alle locaties.
- Eén toetredingsdocument aanleveren per dienstenleverancier volstaat, m.a.w. niet per perceel.
De ondertekening van de toetredingsovereenkomst is enkel een intentieverklaring, een identificatie van een besteller die wenst af te nemen. Het houdt geen juridische verbintenis in. Ook na toetreding staat het je vrij om al dan niet af te nemen van deze raamovereenkomsten.
De beslissing om toe te treden wordt genomen door de persoon die intern bevoegd is volgens de delegatieregels. Op de afgeschermde pagina’s per perceel, staat een model voor interne beslissing voor lokale besturen. Je kan daar ook de andere documenten terugvinden die vereist zijn voor de voorbereiding van een intern dossier, zoals gunningsbeslissing en bestek.
Beperkte transitieperiode
De transitieperiode is intussen afgesloten.
De afname van deze nieuwe raamovereenkomsten is niet verplicht. Wens je niet toe te treden tot de nieuwe telecomcontracten 2023? Dan kan je zelf zorgen voor een alternatief aanbod, uiteraard conform de wetgeving op de overheidsopdrachten.
Gerechtigde entiteiten die niet afnemen, kunnen op elk ogenblik instappen.
Vragen
Voor technische vragen kan je terecht bij de dienstenleverancier van het betreffende perceel. Voor andere vragen, contacteer Facilipunt via e-mail: facilipunt@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)