Uitgangspunten

Het algemeen principe blijft dat aanbesteders geen voorschotten moeten betalen, behalve in twee belangrijke hypothesen. In deze twee hypothesen worden bepaalde aanbesteders verplicht een voorschot te betalen. Het gaat zowel om de Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen en de lokale overheidsinstanties als om de aanbesteders wiens werkzaamheden hoofdzakelijk gefinancierd worden door één van de voornoemde aanbesteders èn van wie het beheer aan hun toezicht onderworpen is.

In de volgende hypothesen zijn deze aanbesteders verplicht om een voorschot te betalen:

1. wanneer er gebruik wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in één van de volgende gevallen:

• de goed te keuren uitgave is lager dan 143.000 euro excl. btw;
• er werd geen of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte ingediend ingevolge een openbare of niet-openbare procedure;
• het gaat om een opdracht voor levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd

2. wanneer er gebruik wordt gemaakt van een andere procedure dan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en de opdrachtnemer een kmo blijkt te zijn

Binnen de bovenstaande hypothesen bestaan vijf uitzonderingen waarbij geen voorschot moet worden betaald.

Voor raamovereenkomsten is de voorschotregeling niet van toepassing op de raamovereenkomst zelf, maar wel op de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst (bestellingen).

Buiten deze hypothesen kan de aanbesteder altijd vrijwillig in de opdrachtdocumenten bepalen dat er een voorschot zal worden betaald.

Voor de betaling van het voorschot moet de opdrachtnemer in alle gevallen een schriftelijke gedateerde aanvraag indienen.

Bedrag van het voorschot

Het bedrag van het voorschot kan in de regel niet meer bedragen dan 225.000 euro.

In de eerste hypothese bedraagt het voorschot 15% van de referentiewaarde (zie hieronder).

In de tweede hypothese hangt de omvang van het voorschot af van het soort kmo waaraan de opdracht werd gegund:

1. Voor een micro-onderneming: 20% van de referentiewaarde
2. Voor een kleine onderneming: minimum 10% en maximum 20% van de referentiewaarde (een hoger percentage dan 10 % moet worden vermeld in de opdrachtdocumenten)
3. Voor een middelgrote onderneming: minimum 5% en maximum 20% van de referentiewaarde (een hoger percentage dan 5 % moet worden vermeld in de opdrachtdocumenten)

In een aantal specifieke gevallen mogen de aanbesteders in een hoger percentage dan 20% voorzien. Deze gevallen, de beperkingen en modaliteiten ervan komen overeen met wat reeds voorzien was in artikel 67 KB Uitvoering.

Wanneer de aanbesteder vrijwillig een voorschot opneemt in de opdrachtdocumenten mag dit niet hoger zijn dan 20% van de referentiewaarde.

De aanbesteder moet een elektronisch formulier invullen over het voorschot met het oog op monitoring. Dit formulier zal ter beschikking worden gesteld op het e-procurementplatform en is gekoppeld aan de aankondiging van de gegunde opdracht.

Berekening van de referentiewaarde

Voor het bepalen van het bedrag van het voorschot is de referentiewaarde van belang. Deze wordt als volgt bepaald:

1. Indien de looptijd van de overheidsopdracht minder is dan of gelijk is aan 12 maanden, dan is de referentiewaarde het oorspronkelijke bedrag van de opdracht, inclusief de belastingen
2. Indien de opdracht langer duurt dat 12 maanden, dan is de referentiewaarde het oorspronkelijke bedrag van de opdracht, inclusief belastingen, vermenigvuldigd met 12 en vervolgens gedeeld door de voorziene looptijd van de opdracht in maanden.
3. Indien de opdracht van onbepaalde duur is, dan wordt als referentiewaarde de waarde per maand van de overeenkomst vermenigvuldigd met 12.

Verrekening van het voorschot met de aan de opdrachtnemer te betalen bedragen

Het toegekende voorschot wordt verrekend met de bedragen die verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer volgens de regels vastgelegd in de opdrachtdocumenten.

Indien er geen regels zijn opgenomen in de opdrachtdocumenten gebeurt de verrekening in twee fasen:

1. De eerste helft van het voorschot wordt verrekend op de verschuldigde sommen wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomt met 30% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag
2. De tweede helft van het voorschot wordt verrekend wanneer de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomen met 60% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag

Indien de opdrachtdocumenten niet in tussentijdse betalingen voorzien, wordt het voorschot verrekend op de eindfactuur.

Inwerkingtreding

De bepalingen over de voorschotten gelden vanaf 1 januari 2024 voor de opdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt of, voor de opdrachten zonder verplichting tot voorafgaande bekendmaking, waarvoor vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte.

Een aanbesteder moet voorzien in de betaling van een biedvergoeding indien de opdrachtdocumenten eisen dat de offertes vergezeld gaan van monsters, maquettes, prototypes, tekeningen, andere grafische ontwerpen of enig ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten.

De verplichting tot het betalen van een biedvergoeding geldt echter niet wanneer de aanbesteder gebruik maakt van de openbare procedure of van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.

De aanbesteder bepaalt in de opdrachtdocumenten het bedrag van de biedvergoeding en de uiterste datum waarop deze zal worden betaald (niet later dan de dertigste dag na de datum van de sluiting en binnen een periode van zes maanden vanaf de beslissing tot gunning of niet-gunning). De biedvergoeding is niet verschuldigd aan de gekozen inschrijver (opdrachtnemer). Bovendien kan de aanbesteder in de opdrachtdocumenten opnemen dat er geen biedvergoeding of een lager bedrag wordt toegekend aan inschrijvers waarvan de offerte substantieel onregelmatig of onaanvaardbaar is.

De aanbesteder moet een elektronisch formulier invullen over de biedvergoeding met het oog op monitoring. Dit formulier zal ter beschikking worden gesteld op het e-procurementplatform en is gekoppeld aan de aankondiging van de gegunde opdracht.

De bepalingen over de biedvergoeding gelden vanaf 1 februari 2024 voor de opdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt of, voor de opdrachten zonder verplichting tot voorafgaande bekendmaking, waarvoor vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte.

Wanneer er voor een niet-Europese opdracht gebruik wordt gemaakt van een openbare of niet-openbare procedure waarbij de prijs het enige gunningscriterium is, moet onmiddellijk na de opening van de offertes aan de inschrijvers hun individuele plaats in het voorlopig klassement worden meegedeeld.

Alleen de plaats in het voorlopig klassement wordt meegedeeld, dus niet de prijzen van de ingediende offertes, noch de namen van de ander inschrijvers. Inschrijvers mogen hun individuele plaats niet meedelen aan andere inschrijvers of aan derden tijdens de plaatsingsprocedure.

De inschrijver moet er zich bewust van zijn dat de plaats in het klassement voorlopig is en bijgevolg onzeker. De plaats kan onderhevig zijn aan wijzigingen, bijvoorbeeld door substantieel onregelmatige offertes of abnormale prijzen.

De verplichting tot mededeling van de individuele plaats in het klassement geldt vanaf 1 juni 2024 voor de opdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt of, voor de opdrachten zonder verplichting tot voorafgaande bekendmaking, waarvoor vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte. Het e-Procurement platform zal vanaf die datum de betreffende functionaliteit aanbieden.