Deze fase gaat concreet over het opstellen en valideren van de business-case. Dat wil zeggen:

• Prcessen en/of functionaliteiten goed omschrijven. Dit vormt de basis voor de scopebepaling van fase 2 en 3.
• Bepalen van de doelarchitectuur
• Marktverkenning
• Voorbereiden en uitschrijven van de aanbesteding

• Uitsturen en evalueren van de aanbesteding
• Selectie van het platform en de implementatiepartner
• Vastleggen van de implementatiestrategie
• Contractonderhandelingen
• Verfijnen van de doelarchitectuur

Succesvol implementeren van een gedragen nieuwe, financiële systeem en voorzien in een migratie van alle openstaande transacties.

• Voorbereiding en implementatie van de ontwerpactiviteiten
• Beheersbare doelarchitectuur
• Migratie- en implementatiestrategie opstellen
• Gedetailleerde schattingen maken
• Gedetailleerd functioneel en technisch ontwerp ontwikkelen
• Engineering en Roll-out plan maken

De bedrijfsvoering volgt de status op van het programma op, geeft feedback en duidt op aandachtspunten via de programmastuurgroep.

De programmastuurgroep, verantwoordelijk voor de programmasturing, is het belangrijkste besluitvormend orgaan. De programmastuurgroep stuurt het programmabeheer aan, vormt de besluitvorming op programmaniveau en bepaalt de richtlijnen voor de besluiten op projectniveau, de goedkeuringen en de escalaties. Ze informeert het management van de bedrijfsvoering over de status van het programma.

Programmabeheer is het belangrijkste orgaan voor het valideren van besluitvormingsitems op projectniveau en het voorbereiden en escaleren van besluitvormingsitems op programmaniveau. Het heeft ook beslissingsrechten.

Projectmanagement is het belangrijkste orgaan voor het voorbereiden van besluitvormingsitems op projectniveau en het escaleren van besluitvormingsitems op programmaniveau. Het heeft ook beslissingsrechten.

We zien een evolutie in de schaarste aan middelen, zowel financieel als op niveau van competenties, daarom vinden we het belangrijk om samenwerkingsverbanden aan te gaan en de beschikbare middelen duurzaam in te zetten. We werken dan ook samen met volgende partners:

1.1. Het Facilitair Bedrijf (HFB)

Om te komen tot een efficiënt en kwaliteitsvol aankoopbeleid hebben HFB en het Dienstencentrum Boekhouding de handen in elkaar geslagen en samen een module “voorraad- en artikelenbeheer” ontwikkeld binnen het huidige financieel systeem OraFin.

Deze kwaliteits- en efficiëntiewinst nemen we ook mee in scope voor het nieuwe financieel systeem. Experten van HFB ondersteunen het FOMO-kernteam bij de keuze, het opzet en de bekendmaking van de nodige aanbestedingsprocedures.

1.2. Digitaal Vlaanderen (DV)

Digitale transformatieprojecten vragen intensieve opvolging, DV biedt hiervoor ondersteuning op maat. Om data, technologie en strategie te verzoenen, heeft DV een project opgestart voor de integratie van het Organisatieregister met Vlimpers, het HR-systeem van de Vlaamse overheid waar de gegevens van alle werknemers geregistreerd en de lonen worden berekend, en OraFin. Op deze manier worden bij een fusie of wijziging aan een organisatie, de aanpassingen op 1 plaats uitgevoerd en stroomt dit door naar Vlimpers en OraFin. Deze efficiëntiewinst nemen wij ook mee naar het nieuwe financieel systeem.

1.3. Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)

Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid op vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Het DCPA verzorgt de gemeenschappelijke dienstverlening rond personeelsbeheer.

De afdeling HR, Technologie en Data (HRTD), is verantwoordelijk voor Vlimpers, dit zijn ook onze directe collega’s waarmee we informatie uitwisselen en samenwerken. Vanuit Vlimpers stromen de nodige gegevens van alle werknemers door naar OraFin o.a. voor het aanmaken van de gebruikers. Ook de in de boekhouding te registreren aanrekeningen van lonen worden door de afdeling HRTD op een geaggregeerd niveau aangeleverd zodat het Dienstencentrum Boekhouding kan zorgen voor de verwerking in OraFin.

DCB wordt betrokken bij de implementatie van Vlimpers’ nieuwe loonmotor. Met het nieuw financieel systeem willen we de huidige samenwerking versterken door de interfacing verder te automatiseren en te optimaliseren waar mogelijk.

1.4. Afdeling BOBFO

De afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties (BOBFO), meer specifiek het ICT-dienstencentrum BOBFO van het Departement Financiën & Begroting, werd betrokken bij het schrijven van de zakelijke vereisten. Op deze manier wordt er rekening gehouden met de functionele noden en neemt de afdeling zelf een aantal specifieke (technische) vereisten op voor een toekomstige vlotte doorstroming van informatie tussen het nieuw financieel systeem en de begrotings- en consolidatietool.

1.5. Controleactoren

Voor de boekhouding en de rekeningen zijn het Rekenhof en de bedrijfsrevisoren belangrijke belanghebbenden. Verder hebben Audit Vlaanderen en de Vlaamse Auditautoriteit een voorname rol.

Voorbeelden van projecten die voortvloeien uit de samenwerking met de controle-actoren zijn bijvoorbeeld de toepassing van Continuous Control Monitoring (CCM) en het ISAE 3402-rapport. Via CCM worden een aantal controles door DCB automatisch op de totale populatie van het systeem uitgevoerd. Bijkomend zal gemonitord worden welke acties al zijn ondernomen om bepaalde fouten die daarbij zijn gedetecteerd te remediëren. Ook dit moet toelaten dat de controle-actoren hun controles efficiënter en effectiever kunnen uitvoeren.

Het ISAE 3402-rapport betekent dat de processen die het DCB voert jaarlijks centraal door 1 bedrijfsrevisor worden gecontroleerd en dat andere controle-actoren daarop kunnen voortbouwen.

Gezamenlijke doelstelling

DCB en de controle-actoren werken aan eenzelfde doelstelling, met name een kwalitatieve boekhouding. We werken dan ook nauw samen met het Rekenhof en de bedrijfsrevisoren. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat DCB het Rekenhof nauw betrekt bij de verschillende boekhoudkundige projecten die het DCB opzet voor het verbeteren van de boekhouding en de jaarrekening van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

Het Rekenhof wordt bovendien ook regelmatig geconsulteerd bij boekhoudkundige vraagstukken. Indien bepaalde boekhoudkundige vraagstukken leiden tot een advies uitgevaardigd door de Vlaamse Adviescommissie Boekhoudkundige Normen (VABN) zijn de controleactoren betrokken, gezien ze als leden vertegenwoordigd zijn in de VABN en daarin dus een belangrijke stem hebben.

De link tussen FOMO en onze partners controle-actoren

Het DCB blijft zich inzetten om de bestaande zekerheid die het nu biedt aan de klanten in de vorm van een ISAE 3402-attestering aan te houden, ook bij de overgang naar een nieuw financieel systeem. Dit betekent concreet dat DCB zich engageert om de nodige processen en daarbij horende risico’s te documenteren en te mitigeren waar nodig.

Daarnaast neemt het DCB initiatieven om de controles te vereenvoudigen en de boekhouding transparanter te maken, willen we in het nieuw financieel systeem de mogelijkheid om bij alle documenten bijlagen toe te voegen en voorzien we rapporten om (interne) controles te faciliteren.

Elke dag zetten 101 medewerkers zich met de glimlach in om samen met onze klanten te zorgen voor een correcte en transparante boekhouding ten dienste van de Vlaamse Regering; ze zorgen voor betrouwbare en kwaliteitsvolle financiële data zodat de inzet van de financiële overheidsmiddelen steeds verder kan worden geoptimaliseerd.

2.1. Het klantenforum

We hebben een klantenforum ontwikkelt, rekening houdend met de diversiteit en veelheid aan klanten van DCB. Dit forum vormt een brug tussen de programmastuurgroep en het kernteam binnen het FOMO-project en geeft feedback op de adviezen en/of voorstellen van het kernteam. Daarnaast draagt dit forum de beslissingen genomen door de Programmastuurgroep. Verder geeft het forum het veranderteam de nodige input om inzicht te verwerven in de behoeftes en bezorgheden van de gebruikersgroepen. En vormt het forum een klankbord bij het opzetten van veranderacties.

In de ontwikkeling van het nieuwe financieel systeem houden we ook rekening met de belangen van de burgers, ondernemingen, de federale overheid en Europees bestuursniveau.