Piloottraject M365 Copilot is een succes: ontdek hoe uw entiteit hiermee aan de slag kan gaan
Gedurende 3 maanden experimenteerde een groep van ruim 200 pilootgebruikers uit 20 entiteiten bij de Vlaamse overheid met M365 Copilot, de slimme assistent van Microsoft 365. Vorige week werden de resultaten en aanbevelingen van dit piloottraject voorgesteld.
Artificiële Intelligentie is een game changer, ook voor de Vlaamse overheid. In het Regeerakkoord van de nieuwe Vlaamse Regering wordt AI genoemd als een versneller van digitale transformatie. Tegelijk maakt de Vlaamse Regering de kanttekening dat we dit samen moeten doen, omdat er “niet de tijd is, noch de luxe, om elke overheid apart leergeld te laten betalen”.
Deze gezamenlijke aanpak werd voor M365 Copilot al gehanteerd. Digitaal Vlaanderen nam vanuit het AI Expertisecentrum een centrale rol op om de interesse bij verschillende entiteiten te bundelen. Dit initiatief werd ondersteund door Microsoft met medewerking van onze partners Cegeka en KPMG.
Een groep van ruim 200 pilootgebruikers uit 20 Vlaamse overheidsentiteiten konden gedurende 3 maanden verschillende scenario’s uittesten. Het doel was de mogelijkheden en voordelen van een AI-gestuurde assistent zoals M365 Copilot binnen een overheidscontext te verkennen.
De aanbevelingen uit dit testtraject worden nu ter beschikking gesteld als handvaten voor alle entiteiten die aan de slag willen gaan met M365 Copilot.
Resultaten
Tijdens het traject werd duidelijk dat M365 Copilot volop in ontwikkeling is en snel aanzienlijke vooruitgang boekt. Ook het potentieel van de volgende golf (‘Wave 2(opent in nieuw venster)’), die op 16 september werd aangekondigd door Microsoft, is veelbelovend.
Gebruik M365 Copilot per type gebruiker
In dit piloottraject werd gefocust op het individuele gebruik en het gebruiksgemak van M365 Copilot. M365 Copilot chat, Outlook, en Word/Teams waren de populairste toepassingen onder de pilootgebruikers. De profielen die hier het meeste voordeel uit haalden, zijn degenen die deze apps ook het intensiefst gebruiken: administratieve, beleids- en communicatieprofielen. Voor ICT- en de daarmee gerelateerde profielen werd opgemerkt dat de integratie met andere apps zoals Azure momenteel ontbreekt, wat hun adoptie van M365 Copilot kan belemmeren.
De toegevoegde waarde van M365 Copilot
AI vraagt een nieuwe manier van werken en denken. Het is niet zomaar een technologische toevoeging, maar een verandering die ons in staat stelt om slimmer en effectiever te werken. Uit een enquête bij de pilootgebruikers blijkt dat 64% van de respondenten M365 Copilot na het proeftraject wil blijven gebruiken. 57% zou M365 Copilot aanbevelen aan collega’s. Van de gebruikers merkte 40% een kwaliteitsverbetering in hun werk op en 55% vond M365 Copilot nuttig voor dagelijkse taken. M365 Copilot verhoogde ook de productiviteit bij 58% van de pilootgebruikers en gaf ideeën voor creativiteit voor een eenzelfde percentage pilootgebruikers. Naarmate deze nieuwe werkstijl meer een automatisme wordt, zal de efficiëntie verder toenemen.
Er zijn pilootgebruikers die nu al zeggen dat M365 Copilot een automatisme is gewonnen. Zij maken al een reflex om meteen naar M365 Copilot te gaan wanneer dat nodig is. Anderzijds zijn er mensen die nog heel wat nood hebben aan extra inspiratie: hoe schrijf ik een ideale prompt? Hoe kan ik M365 Copilot nog meer gaan inzetten in mijn dagtaak?
Gebruikers besparen niet alleen tijd, maar hebben ook het gevoel dat ze effectief ondersteund worden bij hun werk. Dit heeft een directe invloed op hun tevredenheid, motivatie en algehele productiviteit. Technologie zoals M365 Copilot kan, volgens de pilootgebruikers, bijdragen aan creativiteit (58%) en het vereenvoudigen van complexe taken (24%), maar als gebruikers geen vertrouwen hebben in de accuraatheid van de resultaten (zoals 28% aangeeft), kan dat een obstakel vormen voor brede acceptatie.
Use cases en scenario’s
In deze piloot merkten we dat pilootgebruikers zich in de praktijk vaak beperken tot ‘quick-win’ scenario’s zoals informatie vinden, gegevens samenvatten of analyseren, de helderheid en toon van e-mails verbeteren, lange e-email kettingen doornemen, en e-mailconcepten maken. Voor meer complexere toepassingen, zoals communicatie-strategieën opzetten, opvolgen van klantenbeheer of het opzetten en opvolgen van projectplanning, zijn verdere testen nodig.
Er is behoefte aan onderzoek naar meer en complexere scenario’s, en dat kwam al vrij snel tijdens de piloot naar voren. Mensen hebben zich al snel aangepast en gezegd: ik wil een stapje verder gaan.
Zelf aan de slag met M365 Copilot: aanbevelingen en vervolgacties voor entiteiten van de Vlaamse overheid
Wilt u binnen uw entiteit zelf aan de slag met M365 Copilot of een gelijkaardige assistent? Dan hebben we voor u volgende aanbevelingen uit dit piloottraject gedestilleerd:
- Stap 1
Start nu
Ga reeds aan de slag, experimenteer met de nieuwe technologie en ontdek de mogelijkheden voor uw entiteit. M365 Copilot is een lage drempel om met AI aan de slag te gaan en leidt al snelle tot eerste positieve ervaringen van de gebruikers.
- Stap 2
Zorg dat alle technische randvoorwaarden vervuld zijn
Om een optimaal gebruik van M365 Copilot te garanderen is het noodzakelijk dat de technische randvoorwaarden vervuld zijn. Denk hierbij aan de laatste versie van Outlook en Teams, het aanzetten van de transcriptie in Teams, etc.
- Stap 3
Beheer de verwachtingen
M365 Copilot is een product in volle ontwikkeling, en soms zijn de resultaten minder dan verwacht. Zo zien we momenteel de beste resultaten en de meeste tevredenheid bij M365 Copilot Chat, Teams, Outlook en Word, en minder in PowerPoint en Excel.
- Stap 4
Ga aan de slag met de juiste doelgroepen
Niet elke werknemer haalt evenveel voordeel uit het gebruik van M365 Copilot – dit hangt af van de aard van zijn/haar dagdagelijkse taken. Ga gefaseerd aan de slag met geïnteresseerde doelgroepen die vandaag al voordeel halen en daarna als ambassadeurs kunnen optreden.
- Stap 5
Voorzie training en ondersteuning
M365 Copilot is en blijft een product. Het succes ervan zit in de vaardigheden van de gebruiker om er goed mee te kunnen werken. Daarom is het voorzien van een goede prompting-training voor nieuwe gebruikers onontbeerlijk.
- Stap 6
Ontwikkel een prompting-bibliotheek
Als aanvulling op een prompting-training, is het ontwikkelen en ter beschikking stellen van een prompting-bibliotheek een logische volgende stap. Op deze manier kan de variatie in kwaliteit bij vaak terugkerende taken geminimaliseerd worden. Digitaal Vlaanderen neemt samen met Microsoft het initiatief om een kader voor zo’n bibliotheek te voorzien zodat Vlaamse overheden hiermee aan de slag kunnen.
- Stap 7
Blijf op de hoogte van nieuwe functies
M365 Copilot evolueert continu, en Microsoft brengt regelmatig nieuwe updates uit. Blijf deze aandachtig volgen en experimenteer met deze nieuwe functies.
- Stap 8
Durf verder gaan dan persoonlijke productiviteit
Ga op zoek naar en experimenteer met complexere use cases waarbij M365 Copilot een toegevoegde waarde kan leveren op verschillende stappen binnen het volledige proces. Voor sommige complexere use cases leek M365 Copilot vaak ontoereikend, en is het gebruik van andere tooling aanbevolen.
- Stap 9
Gebruik de community
Het leren van en met elkaar levert een grote meerwaarde. Blijf deelnemen aan de community.
- Stap 10
Evalueer op regelmatige basis
Voer regelmatig evaluaties uit om de impact van M365 Copilot te meten en verbeteringen door te voeren. Focus daarbij niet alleen op de kwantitatieve maar ook de kwalitatieve voordelen die voortkomen uit het gebruik.
Digitaal Vlaanderen engageert zich als innovatie- en ondersteuningspartner
Digitaal Vlaanderen zal als leverancier van de Werkplekdiensten samen met Cegeka de technische randvoorwaarden blijven inregelen. Dit betekent dat gebruikers kunnen rekenen op een betrouwbare infrastructuur en snelle oplossing van technische problemen. Samen met de partners zullen we ook morgen verdere evoluties blijven opvolgen en vertalen naar toepassingen binnen de Vlaamse overheid.
Er loopt nog een gegevensbeschermingsanalyse om te kijken welke maatregelen iedere entiteit dient te nemen om gegevens waar M365 Copilot toegang toe heeft, op een veilige manier te gebruiken.
Entiteiten van de Vlaamse overheid die willen starten of opschalen met M365 Copilot, kunnen hiervoor contact opnemen met hun accountmanager van Digitaal Vlaanderen of via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) om eventuele ondersteuning te bespreken. Mogelijke ondersteuning zou kunnen variëren van hulp bij de initiële implementatie tot begeleiding bij het uitbreiden van het gebruik van M365 Copilot binnen hun organisatie.
Wie vragen heeft over het M365 Copilottraject, kan contact opnemen via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).