Het doel van het AI Playbook is om overheden in Vlaanderen te ondersteunen bij het verantwoord benutten van de mogelijkheden die AI biedt, zodat zij efficiënter kunnen werken, betere beslissingen kunnen nemen en hoogwaardige diensten kunnen leveren aan de samenleving.

Het AI Playbook is een uitgebreide, praktische gids die organisaties stapsgewijs ondersteunt in hun AI-reis. Het biedt een gestructureerde aanpak op basis van vijf pijlers om stap voor stap AI te verkennen, in te zetten en op te schalen, met een specifieke aandacht voor organisatorische veranderingen.

De vijf pijlers zijn:

1. Visie & strategie
2. Innovatie
3. Betrouwbare AI
4. Mens & organisatie
5. AI-architectuur

In deze eerste versie van het playbook ligt de focus op aspecten van AI-adoptie zoals besproken in pijlers 1 tot en met 4. In een volgende versie van het playbook zullen we dieper ingaan op de technische dimensies, waaronder AI-architectuur, infrastructuur en operationele implementatie

Het playbook is van toepassing op AI-oplossingen in de brede zin van het woord. Hiermee bedoelen we alle mogelijke toepassingen van AI, gaande van eenvoudige automatiseringen, procesoptimalisaties en rule based systemen, tot complexere toepassingen zoals generatieve AI, voorspellende modellen en AI-systemen voor besluitvorming.

Het AI Playbook is gericht op overheden in Vlaanderen die AI willen integreren in hun beleidsvoering, interne processen en externe dienstverlening, ongeacht of u de mogelijkheden van AI wilt verkennen, wilt experimenteren met (Gen)AI, of wilt opschalen naar een mature AI-werking. 

Het playbook richt zich onder andere op volgende rollen binnen een organisatie:

• Strategische trekkers van AI-initiatieven – Strategische trekkers krijgen een helder en organisatiebreed stappenplan om de adoptie van AI te verhogen, met duidelijke beschrijving van activiteiten, stakeholders en raamwerken om dit succesvol uit te voeren. (Alle pijlers)
• Business domeinexperten – Het playbook helpt domeinexperten om AI-mogelijkheden te vertalen naar concrete, relevante toepassingen binnen hun specifieke domein. Het biedt richtlijnen en praktijkvoorbeelden die aansluiten bij hun beleidsontwikkeling en operationele implementatie. (Pijler 2)
• Functionele experts – Functionele experts krijgen methodieken en inzicht in de impact van AI op governance, juridische aspecten, ethiek en organisatiebrede kaders. Het playbook biedt tools en voorbeelden van duidelijke governance/ ethische frameworks en praktische handleidingen. (Pijler 3 en 4)
• Managers en managementteams – Managers en managementteams krijgen inzicht in de strategische waarde, risico’s en succesfactoren van AI. Het playbook biedt handvaten om een AI-strategie en ondersteunende cultuur te ontwikkelen. (Pijler 1)

In de Introductie van AI Playbook(PDF bestand opent in nieuw venster), kan u een overzicht vinden van welke stakeholders betrokken dienen te worden bij welke pijlers van het AI Playbook, met een indicatie van tijdsbesteding.

Het AI Playbook is gericht op organisaties, strategische trekkers van AI-initiatieven en teams. Het biedt verduidelijking en concrete handvaten voor belangrijke thema’s en concepten met betrekking tot AI binnen uw organisatie, maar is niet gefocust op het verhogen van de AI-geletterdheid van individuele medewerkers. Ga naar dit artikel van Digitaal Vlaanderen om een idee te krijgen hoe u zelf aan de slag kan om uw AI-geletterdheid te verhogen!

Iedereen kan het AI Playbook downloaden en er meteen mee aan de slag gaan. Naast een gezonde portie bereidheid om eraan te beginnen, heeft u ook het volgende nodig:

• Tijd – De benodigde tijd en middelen zijn afhankelijk van de activiteiten die uw organisatie wil ondernemen. De Introductie tot het AI Playbook(PDF bestand opent in nieuw venster) biedt een gedetailleerd overzicht van mogelijke activiteiten die uw organisatie kan inplannen, welke stakeholders daarbij betrokken moeten worden, en de verwachte tijdsbesteding die zij zullen spenderen. Een typische AI-reis duurt gemiddeld 1 tot 3 jaar en heeft op z’n minst een trekker nodig met het mandaat en de tijd om het AI-initiatief te leiden, idealiter ondersteund door een team. De tijdsbesteding voor deze trekkersrol kan variëren, maar doorgaans gaat het om een tijdsbesteding van 0,5 VTE tot 1 VTE.
• Leiderschapsondersteuning – Het AI-initiatief heeft leiderschapsondersteuning nodig om succesvol te zijn. Het managementteam speelt een cruciale rol in het creëren van een cultuur waarin experimenteren, leren en veranderen wordt aangemoedigd. Draagvlak vanuit het leiderschap helpt ook om middelen vrij te maken en medewerkers mee te krijgen in verandering.
• Duidelijke samenwerking binnen de organisatie – Succesvolle AI-implementatie vraagt om een nauwe samenwerking tussen o.a. business-, IT- en data-/AI-teams. De business identificeert uitdagingen en opportuniteiten, data-/AI-teams ontwikkelen AI-oplossingen die hierop inspelen, en IT-teams zorgen voor een veilige en efficiënte integratie in bestaande systemen en architectuur. Door deze teams van meet af aan samen te brengen, worden AI-oplossingen niet alleen strategisch relevant, maar ook technisch haalbaar en praktisch inzetbaar.

AI biedt enorme kansen voor overheden in Vlaanderen om efficiënter te werken, betere dienstverlening te bieden en maatschappelijke impact te vergroten. Het inspireren en/of overtuigen van uw leiderschap om met AI aan de slag te gaan vereist een strategische aanpak die de voordelen, risico’s en praktische stappen duidelijk maakt.

Begin met de strategische doelstellingen van de organisatie en koppel dit aan concrete prioriteiten zoals efficiëntie, kostenbesparing, maatschappelijke impact, verbeterde besluitvorming en dienstverlening. Geef een sense of urgency door te wijzen op o.a. de toenemende verwachtingen rond digitalisering, Europese regelgeving, snelle technologische ontwikkelingen en budgettaire druk. Maak het concreet en relevant met voorbeelden van AI use cases en benadruk de potentiële waarde in termen van tijdwinst, kwaliteit of maatschappelijke meerwaarde. Geef een grove inschatting van de tijdslijn, activiteiten en benodigde middelen mee, zodat leiderschap een duidelijk beeld krijgt van verschillende parameters (zoals concrete stappen, betrokkenen, tijdsbesteding en investeringen) die nodig zijn.

In het AI Playbook(PDF bestand opent in nieuw venster) vindt u in detail terug hoe u deze case for change opbouwt.

1. Ga door de Introductie tot het AI Playbook.(PDF bestand opent in nieuw venster) Hier leert u hoe het AI Playbook is opgebouwd, welk stappenplan het best bij uw organisatie aansluit, en wat u nodig heeft om aan de slag te gaan.
2. In Het AI Playbook(PDF bestand opent in nieuw venster) vindt u de concrete activiteiten uit uw stappenplan in detail terug, inclusief raamwerken, praktijkvoorbeelden en checklists.

• Open de PDF in Adobe Acrobat voor een optimale gebruikservaring. Functionaliteiten werken mogelijks niet volledig wanneer u de PDF in een browser opent. Klik op “Enable all features” (Alle functies inschakelen) om interactieve knoppen te activeren.

• De PDF is ook geschikt om af te drukken, mocht u de voorkeur geven aan een papieren versie.

Het AI Playbook bevat enkele voorbeelden van AI use cases binnen de Vlaamse overheid. Dit biedt echter geen uitgebreid of exhaustief overzicht. Voor meer inspiratie en kennisdeling zal er binnenkort vanuit het AI Expertisecentrum van Digitaal Vlaanderen een tool ter beschikking worden gesteld om inspiratie op te doen en connecties te leggen wat betreft AI-projecten binnen overheden in Vlaanderen, namelijk de AI-radar.

Bent u als Vlaamse of lokale overheid betrokken bij een AI-project? Wilt u graag weten waar anderen mee bezig zijn? Vul dan hier de AI-radar in!

Het AI Playbook is een levend document dat wordt bijgewerkt op basis van nieuwe inzichten, (technologische) ontwikkelingen en feedback uit de praktijk. Ook jouw feedback op het AI Playbook is welkom en kan gedeeld worden via ai@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Wil je graag op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rond het AI Playbook, en meer algemeen, AI nieuws? Schrijf je dan hier in op onze interesselijst(opent in nieuw venster).

Op vrijdag 21 maart zal er een demosessie gegeven worden rond het AI Playbook en hoe je deze praktische gids binnen jouw organisatie kan gebruiken. Inschrijven kan hier.

Verder bekijken we vanuit het AI Expertisecentrum ook de nood voor verdere begeleiding bij het playbook, via community werking, workshops, etc. – maar hierover later meer. Neem een kijkje op onze website en ontdek waar het AI Expertisecentrum de dag van vandaag al kan ondersteunen binnen één van de vijf pijlers van het AI Playbook.

Heb je nood aan 1-op-1 begeleiding? Contacteer dan Digitaal Vlaanderen via demand@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).