Vlaams opleidingsverlof – Administratieve verplichtingen van de opleidingsverstrekker

De opleidingsverstrekker levert aan de werknemer een inschrijvingsattest af, binnen 8 dagen na inschrijving. Met dat inschrijvingsattest kan de werknemer dan opleidingsverlof aanvragen bij de werkgever. Alleen het hoger onderwijs levert eerst een tijdelijk inschrijvingsattest af, zodat de werknemer het opleidingsverlof kan aanvragen bij de werkgever, en levert pas later, uiterlijk op 1 november, het definitieve inschrijvingsattest af met het correcte aantal studiepunten.

Het inschrijvingsattest moet de onderstaande gegevens bevatten, zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019(PDF bestand opent in nieuw venster) (dat conform de GDPR-wetgeving is).

Over de werknemer

• Voor- en achternaam
• Rijksregisternummer of INSZ-nummer (open definitie)

Over de opleidingsverstrekker

• Naam
• KBO-nummer of instellingsnummer

Over de opleiding

(in het geval dat het om een opleiding gaat)

• Naam
• Modules waarvoor is ingeschreven (indien van toepassing: voor opleidingen hoger onderwijs hoeft dat niet).
• Registratienummer in de opleidingsdatabank (ODB-nummer) of de eigen referentie binnen de organisatie (het ODB-nummer per module indien van toepassing).
• In het kader van de overgangsmaatregel voor opleidingen die stopgezet zijn in de opleidingsdatabank vermeldt u het ODB-nummer van de opleiding (dus van de opleiding die niet meer geregistreerd is in de opleidingsdatabank). 
• Aantal contacturen, studiepunten of lestijden waarvoor is ingeschreven (per module indien van toepassing)
• Begin- en einddatum en de datum van het examen als dat na de einddatum plaatsvindt (start- en einddatum van de eerste en laatste module waarvoor is ingeschreven indien van toepassing)

Over de examens

(in geval van examens bij de 'Examencommissie secundair onderwijs')

• Naam van het examen of de examens waarvoor is ingeschreven
• Datum van inschrijving
• Datum van het examen

Voor opleidingen die verplichte aanwezigheid vereisen (alle opleidingen behalve het reguliere aanbod van CVO’s en hoger onderwijs Vlaanderen, de postgraduaten van hoger onderwijs Vlaanderen en de opleidingen die in de opleidingsdatabank geregistreerd zijn onder ‘blended leren’), houdt de opleidingsverstrekker een aanwezigheidslijst bij.

De lesgever én alle aanwezige deelnemers ondertekenen de aanwezigheidslijst dagelijks. Ondertekenen mag op papier of digitaal, maar per les gebeurt dat door iedereen op dezelfde manier.
Sinds schooljaar 2020-’21 mogen de contacturen vervangen worden door digitale lessen: de aanwezigen in de virtuele klas (cursist en lesgever) handtekenen de aanwezigheidslijst via e-ID (of een alternatief systeem voor digitale handtekening dat door het departement WSE is goedgekeurd) op het moment dat de les plaatsvindt. Meer info in de handleiding digitaal handtekenen(PDF bestand opent in nieuw venster).

De aanwezigheidslijst moet de onderstaande gegevens bevatten (zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019(PDF bestand opent in nieuw venster)).

Over de werknemer

• Voor- en achternaam
• Rijksregisternummer of INSZ-nummer (open definitie)
• Naam van zijn werkgever

Over de opleidingsverstrekker

• Naam

Over de lesgever

• Voor- en achternaam
• Naam van zijn werkgever of de organisatie waartoe hij behoort

Over de opleiding

(in het geval dat het om een opleiding gaat)

• Naam
• Registratienummer van de opleidingsdatabank
• Naam en het registratienummer van de modules waarvoor is ingeschreven (enkel indien van toepassing
• Datums van de lesmomenten
• Adres waar de opleiding plaatsvindt

Als opleidingsverstrekker hebt u de verplichting om de aanwezigheden in de les en/of deelname aan eindbeoordeling op te volgen en vervolgens deze aanwezigheden online te registreren in het WSE-loket binnen 3 maanden na afloop van de opleiding. Organiseert u een opleiding die in de opleidingsdatabank geregistreerd is onder de vorm van ‘blended leren’? Dan attesteert u of de vooropgezette leerdoelstellingen behaald zijn met ja of nee.

U moet geen gewettigde en ongewettigde afwezigheden bij te houden. De werknemer moet zelf zijn afwezigheidsattest drie jaar lang bijhouden.

Wat moet u registreren?

• Voor reguliere opleidingen CVO/CBE en Vlaamse hogescholen (ODB-X…, ODB-Y… en ODB-P00004) en postgraduaten geregistreerd met studiepunten
  (= opleidingen zonder verplichte aanwezigheid voor VOV):
  U attesteert de deelname aan de eindbeoordeling.
• Voor opleidingen via ‘blended leren’ (= opleidingen die in de opleidingsdatabank geregistreerd zijn onder ‘blended leren’):
  U attesteert of de cursist het leerproces doorlopen heeft. Als dat niet het geval is, dan heeft de cursist geen recht op VOV.
• Voor alle andere opleidingen (= opleidingen met verplichte aanwezigheid voor VOV):
  U attesteert het aantal gevolgde contacturen en de deelname aan de eindbeoordeling als die als verplicht werd geregistreerd in de opleidingsdatabank.

Wanneer en hoe gebeurt de registratie?

• Opleidingen van Centra voor Volwassenenonderwijs
  • Regulier aanbod: Ten laatste op 31 oktober van het volgende schooljaar via de databank voor volwassenenonderwijs (DAVINCI)
  • Eigen aanbod: Ten laatste 3 maanden na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket
• Opleidingen van hoger onderwijs Vlaanderen
  • Regulier aanbod: ten laatste op 20 december van het volgende schooljaar via de databank hoger onderwijs (DHO2).
  • Vormingen en postgraduaten: ten laatste 3 maanden na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket
• Opleidingen Syntra
  • Ten laatste 3 maanden na afloop van het schooljaar via het WSE-loket
• Examens via de Examencommissie secundair onderwijs:
  • Ten laatste 3 maanden na het einde van het schooljaar via het WSE-loket.
• Trajecten via EVC:
  • Ten laatste 3 maanden na deelname aan het examen via gegevensuitwisseling.
• Alle andere opleidingen (opleidingen die niet behoren tot één van bovenstaande types):
  • Ten laatste 3 maanden na afloop van de opleiding en/of module via het WSE-loket.

Als de cursist de opleiding vroegtijdig stopzet, moet de opleidingsverstrekker dit onmiddellijk online registreren in de daarvoor voorziene tool.

De opleidingsverstrekker levert na afloop van de opleiding een certificaat af aan de werknemer-cursist. Het certificaat moet de onderstaande gegevens bevatten (zoals omschreven in het ministerieel besluit van 8 juli 2019:

Over de werknemer

• Voor- en achternaam

Over de opleidingsverstrekker

• Naam
• KBO-nummer (CVO, HO, examencommissie, EVC en Syntra moeten geen KBO nummer vermelden)

Over de opleiding

(in het geval dat het om een opleiding gaat)

• Naam
• Modules (indien van toepassing) waarvoor is ingeschreven (CVO, HO, examencommissie, EVC en Syntra moeten de modules niet vermelden)
• Voor opleidingen met examens: het evaluatieresultaat
• Voor opleidingen zonder examens: de bevestiging dat de werknemer de opleiding gevolgd heeft

Meer details en veelgestelde vragen over de administratieve verplichtingen voor opleidingsverstrekker leest u in de handleiding voor opleidingsverstrekkers(PDF bestand opent in nieuw venster).

Zie ook de instructie administratieve verplichtingen voor opleidingsverstrekkers(Powerpoint bestand).