Onderhavige privacyverklaring van het Agentschap Justitie en Handhaving (voor het “Agentschap”, “wij”, “ons”, “onze”) omschrijft met name de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en vervolgens kunnen delen.

Onverminderd deze privacyverklaring en de toewijding dat het Agentschap aangaat om dergelijke persoonsgegevens op een correcte en legitieme manier te verwerken, verbinden wij ons ertoe dat u steeds op de hoogte bent van uw rechten voortvloeiende uit de wet- en regelgevingen betreffende gegevensbescherming, en dat deze rechten te allen tijde worden gerespecteerd.

Deze privacyverklaring schetst dan ook een algemeen kader van het beleid in verband met de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming daarvan voor:
AGENTSCHAP Justitie en Handhaving
Simon Bolivarlaan 17, 1000 Brussel

Neem even de tijd om vertrouwd te raken met onze privacypraktijken, neergeschreven in wat volgt, en contacteer ons indien u vragen heeft omtrent deze verklaring. Als u algemene vragen heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het Agentschap Justitie en Handhaving door te mailen naar dpo.ajh@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of gegevens die met hem/haar in verband worden gebracht of aan hem/haar kunnen worden gekoppeld aan de hand van bijkomende identificatoren. Dit betekent dat gegevens die u direct identificeren - zoals uw naam - persoonsgegevens zijn, en ook gegevens die u niet direct identificeren, maar die redelijkerwijs kunnen worden gebruikt om u te identificeren - zoals het rijksregisternummer van uw identiteitskaart - persoonsgegevens zijn. Geaggregeerde gegevens worden voor de doeleinden van deze privacyverklaring beschouwd als niet-persoonsgebonden gegevens.

Agentschap Justitie en Handhaving is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. Wij verwerken alleen persoonsgegevens en wij laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u betrokken bent bij een van onze decretale opdrachten of contact met ons opneemt in het kader van deze opdrachten. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt of wanneer u uw (uitdrukkelijke) toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.

Wij gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

Enerzijds kunnen wij persoonsgegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Ook worden persoonsgegevens rechtstreeks verzameld wanneer u zich bevindt op onze webpagina of gebruik maakt van onze online diensten.

Anderzijds vragen wij persoonsgegevens op bij andere overheidsdiensten die hier reeds over beschikken. Wij leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben wij een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze opdrachten die ons zijn toegewezen krachtens het besluit van de Vlaamse regering van 3 september 2021 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap “Agentschap Justitie en Handhaving” uit te voeren.

Het Agentschap Justitie en Handhaving heeft als missie te zorgen voor een efficiënte en daadkrachtige uitvoering van het beleid inzake Justitie en Handhaving en heeft volgende taken:

• Op verzoek van een opdrachtgever opdrachten uitvoeren in het kader van een gerechtelijke procedure of ter uitvoering van een gerechtelijke beslissing
• Slachtoffers onthalen, informeren, bijstaan en doorverwijzen
• Organiseren van eerstelijnsbijstand
• Coördineren van hulp-en dienstverlening aan gedetineerden
• Coördineren van de ketenaanpak voor intrafamiliaal geweld en de Family Justice Centers
• Organiseren van de erkenningscommissies voor slachtoffers van historisch misbruik
• Organiseren, installeren, faciliteren en in stand houden van en deelnemen aan sectoroverschrijdende netwerken op het kruispunt van justitie, politie, welzijn en zorg
• Ontwikkelen en coördineren van het algemeen Handhavingsbeleid op bestuurlijk en strafrechtelijk niveau en de uitvoering van het kaderdecreet bestuurlijke handhaving implementeren
• Vaststellen van de Vlaamse strafrechtelijke prioriteiten en ondersteuning bieden bij het gebruik van het injunctierecht
• Operationeel ondersteunen van Vlaamse bestuurscolleges
• Uitvoeren van het beleidsvoorbereidende werk voor regelgeving over de Vlaamse bestuursrechtscolleges
• Voorbereiden, monitoren en opvolgen van beleidsinitiatieven, en die beleidsinitiatieven doorvertalen naar de praktijk zodat een coherente uitvoering van de taken van het Agentschap gegarandeerd kan worden, met inbegrip van de coördinatie van het strafrechtelijk en veiligheidsbeleid
• Ontwikkelen en implementeren van een beleidsdomeinoverschrijdend juridisch kader voor de bestuurlijke handhaving van de georganiseerde criminaliteit
• Ontwikkelen en implementeren van beleidsdomeinoverschrijdende databanken en IT-toepassingen om de actoren te ondersteunen die bij justitie, de bestuurlijke en strafrechtelijke handhaving en de bestuursrechtspraak zijn betrokken
• Faciliteren, voorbereiden en opvolgen van het College van procureurs-generaal en faciliteert en bereidt het veiligheidsbeleid voor en volgt deze op en staat in voor de gecoördineerde uitwisseling van gegevens met federale inlichtingen-, veiligheids- en politiediensten

Afhankelijk van de diensten die wij aanbieden en verlenen en de interactie die u met ons aangaat bepaalt met name welke persoonsgegevens wij concreet verwerken. In de meeste gevallen gaat het om persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de desbetreffende dienst waarbij u voor elke categorie van persoonsgegevens de huidige regelgeving kan nagaan.

Daarnaast verwerken wij uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst ook effectief aan u kunnen verlenen. Onverminderd uw identificatiegegevens, verwerken wij, per dienst, de volgende categorieën van persoonsgegevens:

Voor de justitiehuizen en de juridische eerstelijnsbijstand:

• Bij de uitvoering van de taken in het kader van de justitiehuizen en de juridische eerstelijnsbijstand worden de persoonsgegevens verwerkt zoals omschreven in het Decreet van 26 april 2019 houdende de justitiehuizen en de juridische eerstelijnsbijstand(opent in nieuw venster) en zoals omschreven in het Decreet van 30 juni 2023 over de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van een multidisciplinaire samenwerking bij deelname aan een casusoverleg op basis van artikel 458ter van het Strafwetboek voor wat betreft de deelname van de justitiehuizen aan een casusoverleg.

Voor de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden:

• Voor de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden worden de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt: rijksregisternummer, identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, vrijetijdsbesteding en interesses, gerechtelijke gegevens, opleiding en vorming. Deze gegevens worden verwerkt in het kader van het decreet van 8 maart 2013 betreffende de organisatie van hulp- en dienstverlening aan gedetineerden(opent in nieuw venster).

Voor de erkenningscommissies voor slachtoffers van historisch misbruik:

• Bij kennisname en voor het informeren en ondersteunen van slachtoffers van historisch misbruik worden identificatiegegevens, contactgegevens en gegevens met betrekking tot het betreffende misbruik verwerkt. Deze gegevens worden verwerkt in het kader van het decreet van 13 juli 2018 houdende de erkennings- en bemiddelingscommissie voor slachtoffers van historisch misbruik(opent in nieuw venster) en het besluit van 18 december 2020 tot uitvoering van het decreet van 13 juli 2018 houdende de erkennings- en bemiddelingscommissie voor slachtoffers van historisch misbruik(opent in nieuw venster).

Voor de leefvergoedingen:

• Bij de erkenning en het toereiken van leefvergoedingen worden de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt: identificatiegegevens, rijksregisternummer, financiële gegevens, samenstelling van het gezin, gerechtelijke gegevens, opleiding en vorming, werkgerelateerde gegevens. Deze gegevens worden verwerkt in het kader van het koninklijk besluit van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het recht op maatschappelijke integratie(opent in nieuw venster).

Voor sollicitaties:

• Bij de behandeling van een lopende sollicitatie van een potentiële medewerker worden de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt: identificatiegegevens, rijksregisternummer, opleiding en vorming, werkgerelateerde gegevens, uittreksel strafregister en veiligheidsscreening, arbeidshandicap. Deze gegevens worden verwerkt in het kader van het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) en omzendbrief BZ 2014/5 betreffende kwaliteitscriteria voor selecties en selectoren.

Voor Vlaamse handhaving:

• Bij de uitvoering van de taken in het kader van de Vlaamse handhaving worden de persoonsgegevens verwerkt zoals omschreven in het Kaderdecreet van 14 juli 2023 over de handhaving van de Vlaamse regelgeving.

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien de regelgeving ons de verwerking rechtstreeks oplegt en voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie(opent in nieuw venster) en in hogergenoemde paragraaf. Bovendien verwerken wij persoonsgegevens zoals omschreven in de regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming.

Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens verwerken voor niet-publiekrechtelijke taken als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt, of als wij daartoe een gerechtvaardigd belang hebben. In voorkomend geval vermelden wij dan uitdrukkelijk op basis waarvan deze persoonsgegevens verwerkt mogen worden.

Naar algemene regel mogen wij uw persoonsgegevens enkel bewaren voor de periode waarin deze gegevens noodzakelijk en toereikend zijn om bepaalde diensten te kunnen verlenen. Wij bewaren deze gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren wij uw persoonsgegevens nog gedurende de termijn waarin wij ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden deze gegevens verwijderd, volgens de bepalingen van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij dergelijke bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben om hun taak te kunnen verrichten, hebben dan toegang tot deze gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw persoonsgegevens.

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat wij voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. Wij bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. Wij oefenen daar op elk moment controle uit. Met volgende categorieën van ontvangers werken we samen: verzekeraars, ICT-leveranciers, sociaal secretariaat, software-leveranciers, mailingdiensten… om de doeleinden uit te voeren.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

Soms zijn wij wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen, dit gebeurt steeds in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie en bijkomend ook IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).

Wij geven persoonsgegevens wel door indien wij gebruikmaken van een Cloud serviceprovider voor bijvoorbeeld onze software-leveranciers en onze mailingsdiensten. Bovendien doen wij beroep op Google Analytics, waarbij analytische cookies worden verzameld. Meer informatie over het gebruik van cookies door het Agentschap Justitie en Handhaving kan geraadpleegd worden op onze website.

In bovenstaande gevallen worden alle mogelijke maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Om te weten welke acties we ondernemen om uw gegevens te beschermen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.ahj@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Recht op inzage en informatie

U kunt een verzoek indienen bij het Agentschap Justitie en Handhaving om inzage en een kopie te verkrijgen in alle persoonsgegevens die wij over u verwerken, met inbegrip van de verwerkingsgronden en op welke manier deze gegevens werden verzameld.

Recht op rectificatie, wissing en beperking van onjuiste of onrechtmatig verkregen gegevens

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of wijzigen en, onder bepaalde omstandigheden, het recht om uw persoonsgegevens uit onze bestanden te laten verwijderen. U erkent dat, indien u weigert bepaalde gegevens te verstrekken of om het wissen van uw persoonsgegevens verzoekt, wij bepaalde diensten niet langer zullen kunnen verlenen. U hebt ook het recht om, onder bepaalde omstandigheden, te verzoeken om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, tenzij het gaat om de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de contractuele of wettelijke verplichtingen van het Agentschap.

Recht om uw toestemming in te trekken

Indien de verwerkingsactiviteit is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

Recht op gegevensoverdracht

U hebt het recht om, onder bepaalde omstandigheden, uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en/of om die gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht op het neerleggen van een klacht

Indien u op enig moment van mening bent dat wij uw privacy hebben geschonden en als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens in het land waar u verblijft of in een land naar keuze.

De contactgegevens van de Vlaamse Toezichtcommissie zijn:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
+32 (0)2 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit kan je mailen via contact@apd-gba.be(opent in uw e-mail applicatie) of bereiken via onderstaand adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Om één of meerdere van uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.ajh@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht op deze webpagina als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Wij engageren ons ertoe de confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid van uw informatie te allen tijde te beschermen. Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de toegang tot persoonsgegevens te beperken tot onze eigen medewerkers of vertegenwoordigers die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben om door ons aan hen toegewezen taken uit te voeren. Bovendien beschermen wij de aan ons verstrekte persoonsgegevens door redelijke veiligheidsmaatregelen te treffen tegen verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, kopiëren, gebruik of wijziging.

Onze medewerkers worden op geregelde tijdstippen opgeleid in verschillende domeinen van informatieveiligheid en omgang met vertrouwelijke gegevens.

Ook de medewerkers van het Agentschap Justitie en Handhaving hebben recht op privacy, net als u. Om ook hun rechten te beschermen, zijn er vanuit het agentschap regels opgesteld over het fotograferen, filmen of maken van geluidsopnames tijdens het contact met een medewerker.

Deze regels zijn van toepassing voor iedereen die in aanraking komt met een medewerker van het agentschap, en dienen op elk moment te worden gerespecteerd.

Mag ik filmen, fotograferen of een geluidsopname maken van de medewerker?

U mag een medewerker van het Agentschap Justitie en Handhaving niet zonder toestemming filmen of fotograferen. Ook het maken van een geluidsopname van het gesprek is niet toegestaan.

Wenst u toch een beeld- of geluidsopname te maken en denkt u daarvoor een gegronde reden te hebben? Bespreek dit dan altijd eerst met de medewerker in kwestie. De medewerker kan na afweging beslissen om toestemming te geven.

U mag de beeld- of geluidsopnames niet voor iets anders gebruiken dan waarvoor u toestemming kreeg.

Mag ik de beeld- of geluidsopname verspreiden?

Het verspreiden van beeld- of geluidsopnames zonder toestemming, bijvoorbeeld op sociale media, is altijd verboden.

Wat als ik mij niet aan deze regels houd?

Als wordt vastgesteld dat u zonder toestemming beelden of opnames van het gesprek met de medewerker hebt gemaakt of verspreid, is er sprake van schending van de privacy van de medewerker.

De medewerker kan ervoor kiezen om een klacht in te dienen, wat kan leiden tot strafrechtelijke vervolging.

Wordt u opgevolgd in het kader van een gerechtelijke straf of maatregel, dan zal ook steeds de opdrachtgever verwittigd worden. De opdrachtgever beslist vervolgens of en welke gevolgen dit heeft voor de in uitvoering zijnde straf of maatregel.

Wij behouden het recht om ons beleid te allen tijde te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen worden steeds via de website gecommuniceerd.

Deze webpagina bevat hyperlinks en verwijzingen naar websites van andere overheden, instanties en organisaties, en naar informatiebronnen die door derden worden beheerd. Het Agentschap Justitie en Handhaving heeft over deze websites geen enkele vorm van controle en kan daarom geen enkele garantie bieden over de volledigheid of juistheid van de inhoud en over de beschikbaarheid van de websites en informatiebronnen. Het Agentschap Justitie en Handhaving kan ook niet garanderen dat deze websites een privacy-beleid naleven overeenkomstig de AVG. Wij raden gebruikers dus aan dit zelf na te gaan door de privacy-clausules te raadplegen die op iedere website moeten voorkomen.

Het Agentschap Justitie en Handhaving kan niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat door het gebruik van de website of van de op of via de website ter beschikking gestelde informatie. Dat geldt zonder enige beperking ook voor alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadigingen van uw apparatuur, programma’s of andere gegevens op uw computersysteem. Het Agentschap Justitie en Handhaving kan niet garanderen dat de site volledig vrij van onderbreking is en niet door andere technische problemen wordt getroffen. Neem geen beslissingen op basis van de inhoud of functionaliteit die op deze website hebt gevonden.

Wanneer het Agentschap Justitie en Handhaving persoonsgegevens uitwisselt met andere Vlaamse instanties of met externe overheden, legt het afspraken omtrent deze verwerking vast in een protocol. In een protocol worden o.a. afspraken gemaakt over het doeleinde van de gegevensverwerking, de wettelijke grondslag, de beveiligingsmaatregelen, … Voor onderstaande gegevensuitwisselingen werd reeds een protocol opgesteld.

• Protocol Acsy (Dep WVG - Fod Just)(PDF bestand opent in nieuw venster)

• Protocol VERAPRO (Dep WVG - Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP))(PDF bestand opent in nieuw venster)

• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Justitie en Handhaving naar de Vrije Universiteit Brussel(PDF bestand opent in nieuw venster)